ビジネスシーンで謝罪メールを送る場合の件名と文章について

仕事をしているとミスをしてしまうこともでてきます。しかしミスをするのは、仕事をしているうえで仕方のないこと、重要なのはミスをした後の対処の仕方です。

ミスをどの様に訂正するかはもちろんですが、迷惑をかけた方には迅速に謝罪をしなくてはいけません。

ここではミスをしてしまった場合の謝罪について、メールで謝罪をする場合の文章、件名の付け方についてもご紹介をいたします。

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謝罪をメールで行う場合の件名の付け方について

仕事でミスはしてしまいます。肝心なのは、ミスをした際、あなたがどのような行動に出るかです。

仕事でミスをしてしまったのですから、謝罪をします。直接謝罪をして、それからメールでもミスに対する謝罪をします。

謝罪のメールを出す際、メールの件名は、どうしたら適切なものができるでしょうか。

何についての謝罪なのかわかるようにする

ただ単に「謝罪」と書かれても、何に対する謝罪なのか、わかりません。何についての謝罪なのか、メールを受け取る側の方がわかるように、20文字以内で件名を考えて下さい。

文字数にもよりますが、あなたが勤めている会社やあなたの名前、どちらかをメールの件名に含ませた方が適切になるようです。

件名には、何についての謝罪なのか、後は、あなたが勤めている企業か名前を含むようにして下さい。件名が長すぎても読みづらいものが出来上がります。謝罪なのに、それも相手の方に失礼になります。メールの件名は、20文字以内に留まるようにして下さい。

謝罪メールの件名の書き方を様々な例でご紹介

あなたがこれから送ろうとしている謝罪のメール。件名の書き方は、少しパターンがあります。そのパターンをここで紹介するので、あなたのケースに合わせて、メールを作成させて下さい。基本的な型がわかれば、作成に苦労はしないと思います。

何に対する謝罪、お詫びなのか件名に書く

例えば、お客様が買った商品に何か不都合があった場合の謝罪のメールであれば、「商品名破損のお詫び」というのが適切な謝罪のメールの件名になります。

~のお詫びという文言が件名には相応しいようです。何に対する謝罪なのか、それを明確にし、メールの件名にして下さい。

お詫びという文言は謝罪の件名には適切な表現になります。謝罪をする際は、件名にお詫びという言葉を使うようにして下さい。

~についてのお詫びとシンプルに作成しても勿論全く問題はありません。何についてのお詫びなのかがわかれば良いのですから、シンプルに書いても全く問題ありません。

謝罪メールの件名と同じく重要な文章の内容

謝罪メールを送る時、件名も大切ですが、謝罪の内容もきちんと作成しなくてはいけません。仕事でミスが出たのですから、それをカバーできる、しっかりとした内容の謝罪のメールを考えて下さい。

件名は、何に対する謝罪なのかわかるようにする

メールの件名は、何に対する謝罪なのかがはっきりわかるようにします。

メールの内容には順番がある

ビジネスメールですので、まずは挨拶の言葉を書くのがマナーです。挨拶の後に、仕事でのミスが起きたことに対して謝罪をする文章を書くのが正しい順序です。 挨拶の言葉は、「いつも大変お世話になっています」などが適切なものです。謝罪の文章は、基本的に、このようなミスをしてしまい、申し訳ありませんでした、というような内容の謝罪の言葉が続きます。

問題が起こった経緯と対策を書く

どうしてそのようなミスが起こったのか、また、今後同じミスをしないように、どのような対策をするのかを書きます。

最後に

締めの言葉を書いて、謝罪のメールを終了します。

謝罪メールに使うことのできる失礼のないフレーズ

どんな言葉を使えば、相手に失礼にならずに、適切な謝罪メールになると思いますか?ただでさえ、仕事でミスが出てしまったのですから、謝罪のメールでも失礼な言葉が出てしまい、ミスが出てしまうと、相手の方があなたに対する信頼が薄れてしまいます。謝罪メールも何もミスがない状態で、あなたの信頼度が回復できるよう、努力しましょう。

適切な謝罪の文言を使う

代表的なものは、「お詫び申し上げます」「申し訳ございませんでした」「陳謝致します」「深く反省しております」という文言は謝罪の時によく使われます。

これから謝罪のメールを送りますか?大丈夫だとは思いますが、上記で謝罪の時によく使われる文言を使いつつ、謝罪のメールを作成するようにして下さい。上記で紹介している謝罪の文言は、適切な謝罪になります。その中でも、あなたの謝罪の気持ちがよく表現されているものを選べば良いのではないでしょうか。特に「申し訳ございませんでした」は頻繁に使われる謝罪の言葉になります。

謝罪はメールだけでなく、誠意を持った対応も必要です

仕事で起きてしまったミスに対する謝罪のメールは送らなくてはいけません。ただ、メールを送れば、全てが解決するという訳でもありません。謝罪のメールを送った後、もしくは、メールを送る前でさえ、自分がしたミスに対するお詫びはするべきです。

直接ミスへの謝罪をする

メールを送る前にした方が無難かもしれません。勿論、フォローとして、メールでミスに対する謝罪はします。ただ、それだけでは仕事に対する姿勢は認めてもらえないと思います。

あなたがしたミスが重大なものであれば、まずは直接、本人に謝ることです。その方が相手の方にあなたの仕事に対する誠意は伝わります。他の支店にいる方、直接謝罪できない方は、電話で一言謝るべきです。

正社員の方が派遣で働いている方に電話で一本謝ることもあります。メールだけが仕事上のミスを謝罪する方法ではありません。反省をしているのなら、まずは可能な限り、直接謝り、直接謝れないのなら、電話で誤ってから、謝罪のメールを送るようにしましょう。

電話をしても相手がその場にいない場合もあります。その場合は、メールでとりあえずは謝罪するようにして下さい。一報入れるのといれないのでは、あなたの仕事に対する印象や姿勢に違いは見られると思います。電話をして、相手が会社にいないようであれば、謝罪のメールを送るようにして下さい。