納品遅延!謝罪のためのビジネスメールの書き方について

ビジネスマンをしていると、謝罪が必要な事態を引き起こしてしまうこともあります。
商品を扱う仕事をしている時によくあるのが、納品の遅延です。
これには発送遅延や輸送中のトラブルなどの原因が考えられますが、どちらにしても謝罪が必要になることは間違いありません。

問題が発覚した場合に必要なのは迅速な対応です。
できれば直接伺っての謝罪がベストですが、それがかなわない場合には瞬時に送れるメールが便利です。

ここではビジネス上の謝罪メールで注意したい点や盛り込むべきポイントなどをご紹介します。

スポンサーリンク

関連のおすすめ記事

No Image

事務バイトの面接に適した服装や髪型、アピールポイントを解説

事務バイトの面接を控えている方にとって、どんな服装や髪型が適しているのか、事務バイトでは何をアピ...

ビジネスメールで送信先の間違い!謝罪の仕方について

今やメールは無くては仕事にならないほどの必須アイテムとなりました。郵送とは違い瞬時に送れるメール...

広告の営業のコツとは?必要なスキルと気持ちの作り方について

広告の営業ではどのようなコツが必要なのでしょうか。仕事の相手がひとつではない広告の営業だからこそ必要...

期限遅れの謝罪はまず口頭で!メールを送る時の内容とポイント

取引先や社内に提出する書類作成の期限が間に合わず、期限遅れが考えられる場合はどのような対処をすれば良...

キャンセルメールの書き方、インターンのキャンセルのポイント

就職先を選ぶために有効なインターンへの参加ですが、様々な事情からキャンセルしなくてはならないことがあ...

お詫びのメール【ビジネス編】取引先へ送る基本マナーや注意点

お詫びのメールをビジネスにおいて送る場合、取引先へ送ることが多いのではないでしょうか。体調不良などに...

タクシーの運転手の年収は歩合制、頑張った分だけ稼げる

タクシーの運転手というとあまり年収が良くないイメージがありませんか?しかし、その反面とても稼げる...

飲み会に行きたくない時の上手な断り方!角の立ちにくい言い訳

会社の飲み会は、あまり気が乗らなくても欠席するというのは勇気がいるものです。そこで、会社の飲み会に行...

トラブル発生の経緯をまとめた報告書を社内向けに作る方法

仕事でトラブルが発生した時には、その経緯を報告書として提出するように求められることがあります。こ...

離婚【仕事】女性がこれからのために働き先を探すポイントを紹介

離婚して仕事を探している女性は必見です。離婚をしたけれど、これから子供の教育費もかかるからもっと稼ぎ...

名刺交換の作法正しい渡し方と受け取り方について紹介します

名刺交換の作法ではこのような事が基本となります。意外にもこんな細かいポイントがあります。名刺...

余興で盛り上がるための簡単ネタ!会社の余興におすすめ

会社の忘年会や新年会に余興をするという会社もありますよね。いざ、自分が余興をしなくてはいけないとなっ...

クレームを受けたら報告書を作成!書き方やポイントについて

クレームを受けたら社内や上司に報告が必要となります。またクレーム内容をまとめて報告書を提出するように...

No Image

効果的な自己PR!転職の面接でアピールすることについて

転職の面接で採用担当者に印象づけるためには、自己PRはとても重要なポイントになります。面接の...

挨拶に手土産は持参する?産休中・産後の職場への挨拶マナー

子供を出産するにあたって、育児休暇を頂いている女性もいますよね。無事に出産を終えた後は、職場に挨拶に...

スポンサーリンク

謝罪する時にビジネスメールに求められるのは、スピードと誠意

ビジネスにおいて、謝罪しなければならない事態が起こった場合、直接相手に謝ることが最も理想的な謝罪方法です。

ですが、多忙なビジネスマンにとって、直接謝罪をする機会を作るのは非常に大変です。

相手の都合も考えると、すぐに相手と直接会って謝ることはできない場合がほとんどでしょう。

そんな時は、すぐに送れるメールを使うのがおすすめです。

メールでの謝罪は、トラブル発生後、なるべく早く迅速に行うことが大切です。

メールでは、直接相手の表情を見ることができないため、対面の時以上によく考え、文面を工夫しなければなりません。謝罪の気持ちをしっかりと伝えるためには、自分のミスをきちんと認め、誠意を持ってお詫びの気持ちを伝えましょう。

また、今後の対応策も合わせて説明するとベストです。

誠意を持った対応が、相手との今後の良好な関係に繋がります。

謝罪のためのビジネスメールなら、気をつけるべきは件名

メールは、手軽に相手に送ることができますが、しっかり読んでもらえたかどうかは相手からの返信が来るまでわかりません。

もしかしたらたくさんのメールに埋もれて、読んでもらえていない可能性もあるのです。

謝罪のビジネスメールは、なるべく早く読んでもらう必要があります。

そのためには、件名だけで謝罪だとわかるように工夫すると良いでしょう。

簡潔でシンプルに「○○についてのお詫び」や「○月○日 ○○のお詫び」など、わかりやすい件名なら相手の目に止まりやすくなります。

また、会社名や名前を入れてわかりやすくすることも大切です。

例「○○のお詫び(○○株式会社)」

緊急性や重要度を伝えたければ、件名の始めに「重要」という文字を入れると良いでしょう。例「【重要】○○トラブルについてのお詫び」
相手がすぐにメールを読んでくれるように、謝罪だとわかる件名を意識しましょう。

謝罪のためのビジネスメールに盛り込むべきこと

ビジネス上、何か問題が発生した場合、速やかに事実関係を確認する必要があります。

こちらに落ち度があるとわかった時点で、相手側に謝罪の準備をしなければなりません。

謝罪はタイミングが非常に重要です。

謝罪のタイミングが遅いと、今後の相手との関係が悪くなってしまう可能性もあります。

できる限り早く謝罪し、誠意のある対応を心がけましょう。

まずは謝罪をすることが一番大切ですが、それと同時に問題が起こった原因を究明し、対応策を考えることも大切です。謝罪のメールでは、お詫びの気持ちを伝えるのはもちろん、問題が発生した理由や現在の状況など、相手が知りたいと思われる情報をしっかりと盛り込むようにしましょう。まだ原因がわかっていない場合は、原因がわかり次第連絡をすることを必ず伝えましょう。

謝罪のためのビジネスメールには欠かせない一文

謝罪のメールは、書く順序が非常に重要です。

まずは、最初にお詫びの言葉を述べ、次にトラブルの原因と解決策を報告します。

そしてメールの最後には、再びお詫びの言葉を書きましょう。

謝罪のメールでは、言い訳は一切不要です。

成り行きや現状の説明はあっても、余計な言い訳は相手を怒らせる原因になります。

しっかりと丁寧な言葉遣いを心がけ、誠意の伝わる文章を意識しましょう。

「すみません」や「以後気をつけます」というようなカジュアルなお詫びの言葉は謝罪メールにはNGです。

よっぽど親しい間柄でなければ、相手を余計に怒らせてしまいます。

ビジネスメールでの謝罪に使うべき言葉は以下の通りです。

  • 申し訳ございませんでした。
  • 陳謝いたします。
  • 深くお詫び申し上げます。
  • 心より謝罪いたします。
  • 弁解の余地もございません。

このように丁寧な言葉遣いを心がけ、普段あまり使わないような言い方でも、しっかりと相手に失礼のない文章を考えましょう。

謝罪文におすすめなビジネスメールにふさわしい言い換えフレーズ

謝罪のためのビジネスメールは、文字にした時に相手に失礼がないように気をつけなければなりません。

決して話し言葉にならないように、しっかりと言葉を言いかえて使うようにしましょう。
例えば「ミス」という言葉は「不手際」という言葉に言いかえる必要があります。

また「言い訳」は「申し開き」、「許してください」は「ご容赦ください」と言いかえると良いでしょう。

どのような言葉を使えばより相手に誠意が伝わるのか、しっかりと考えてからメールを送ることが大切です。

メールでの謝罪は、パソコンや携帯電話があればすぐに送ることができます。

相手の時間を拘束する必要もなく、読む場所も選びません。

簡単に謝罪の気持ちを伝えることができ、非常に便利なツールではありますが、相手のリアクションがわからないという怖さもあります。

また、メールの文章では絶妙なニュアンスを伝えることができず、言いたいことが上手く伝えられないという場合もあります。

誤字や脱字、読み間違いなどにより、ますます相手を怒らせてしまうという可能性もあるのです。

急ぎで謝罪を伝えたい場合やどうしても時間が取れない場合はメールでの謝罪も仕方ありませんが、基本的には電話や対面での謝罪がおすすめです。相手の気持ちになって考え、最も適切な対応方法を選ぶようにしましょう。

自分の保身ではなく、心からの謝罪の気持ちがあれば、相手に誠意が伝わるはずです。