納品遅延!謝罪のためのビジネスメールの書き方について

ビジネスマンをしていると、謝罪が必要な事態を引き起こしてしまうこともあります。
商品を扱う仕事をしている時によくあるのが、納品の遅延です。
これには発送遅延や輸送中のトラブルなどの原因が考えられますが、どちらにしても謝罪が必要になることは間違いありません。

問題が発覚した場合に必要なのは迅速な対応です。
できれば直接伺っての謝罪がベストですが、それがかなわない場合には瞬時に送れるメールが便利です。

ここではビジネス上の謝罪メールで注意したい点や盛り込むべきポイントなどをご紹介します。

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謝罪する時にビジネスメールに求められるのは、スピードと誠意

ビジネスにおいて、謝罪しなければならない事態が起こった場合、直接相手に謝ることが最も理想的な謝罪方法です。

ですが、多忙なビジネスマンにとって、直接謝罪をする機会を作るのは非常に大変です。

相手の都合も考えると、すぐに相手と直接会って謝ることはできない場合がほとんどでしょう。

そんな時は、すぐに送れるメールを使うのがおすすめです。

メールでの謝罪は、トラブル発生後、なるべく早く迅速に行うことが大切です。

メールでは、直接相手の表情を見ることができないため、対面の時以上によく考え、文面を工夫しなければなりません。謝罪の気持ちをしっかりと伝えるためには、自分のミスをきちんと認め、誠意を持ってお詫びの気持ちを伝えましょう。

また、今後の対応策も合わせて説明するとベストです。

誠意を持った対応が、相手との今後の良好な関係に繋がります。

謝罪のためのビジネスメールなら、気をつけるべきは件名

メールは、手軽に相手に送ることができますが、しっかり読んでもらえたかどうかは相手からの返信が来るまでわかりません。

もしかしたらたくさんのメールに埋もれて、読んでもらえていない可能性もあるのです。

謝罪のビジネスメールは、なるべく早く読んでもらう必要があります。

そのためには、件名だけで謝罪だとわかるように工夫すると良いでしょう。

簡潔でシンプルに「○○についてのお詫び」や「○月○日 ○○のお詫び」など、わかりやすい件名なら相手の目に止まりやすくなります。

また、会社名や名前を入れてわかりやすくすることも大切です。

例「○○のお詫び(○○株式会社)」

緊急性や重要度を伝えたければ、件名の始めに「重要」という文字を入れると良いでしょう。例「【重要】○○トラブルについてのお詫び」
相手がすぐにメールを読んでくれるように、謝罪だとわかる件名を意識しましょう。

謝罪のためのビジネスメールに盛り込むべきこと

ビジネス上、何か問題が発生した場合、速やかに事実関係を確認する必要があります。

こちらに落ち度があるとわかった時点で、相手側に謝罪の準備をしなければなりません。

謝罪はタイミングが非常に重要です。

謝罪のタイミングが遅いと、今後の相手との関係が悪くなってしまう可能性もあります。

できる限り早く謝罪し、誠意のある対応を心がけましょう。

まずは謝罪をすることが一番大切ですが、それと同時に問題が起こった原因を究明し、対応策を考えることも大切です。謝罪のメールでは、お詫びの気持ちを伝えるのはもちろん、問題が発生した理由や現在の状況など、相手が知りたいと思われる情報をしっかりと盛り込むようにしましょう。まだ原因がわかっていない場合は、原因がわかり次第連絡をすることを必ず伝えましょう。

謝罪のためのビジネスメールには欠かせない一文

謝罪のメールは、書く順序が非常に重要です。

まずは、最初にお詫びの言葉を述べ、次にトラブルの原因と解決策を報告します。

そしてメールの最後には、再びお詫びの言葉を書きましょう。

謝罪のメールでは、言い訳は一切不要です。

成り行きや現状の説明はあっても、余計な言い訳は相手を怒らせる原因になります。

しっかりと丁寧な言葉遣いを心がけ、誠意の伝わる文章を意識しましょう。

「すみません」や「以後気をつけます」というようなカジュアルなお詫びの言葉は謝罪メールにはNGです。

よっぽど親しい間柄でなければ、相手を余計に怒らせてしまいます。

ビジネスメールでの謝罪に使うべき言葉は以下の通りです。

  • 申し訳ございませんでした。
  • 陳謝いたします。
  • 深くお詫び申し上げます。
  • 心より謝罪いたします。
  • 弁解の余地もございません。

このように丁寧な言葉遣いを心がけ、普段あまり使わないような言い方でも、しっかりと相手に失礼のない文章を考えましょう。

謝罪文におすすめなビジネスメールにふさわしい言い換えフレーズ

謝罪のためのビジネスメールは、文字にした時に相手に失礼がないように気をつけなければなりません。

決して話し言葉にならないように、しっかりと言葉を言いかえて使うようにしましょう。
例えば「ミス」という言葉は「不手際」という言葉に言いかえる必要があります。

また「言い訳」は「申し開き」、「許してください」は「ご容赦ください」と言いかえると良いでしょう。

どのような言葉を使えばより相手に誠意が伝わるのか、しっかりと考えてからメールを送ることが大切です。

メールでの謝罪は、パソコンや携帯電話があればすぐに送ることができます。

相手の時間を拘束する必要もなく、読む場所も選びません。

簡単に謝罪の気持ちを伝えることができ、非常に便利なツールではありますが、相手のリアクションがわからないという怖さもあります。

また、メールの文章では絶妙なニュアンスを伝えることができず、言いたいことが上手く伝えられないという場合もあります。

誤字や脱字、読み間違いなどにより、ますます相手を怒らせてしまうという可能性もあるのです。

急ぎで謝罪を伝えたい場合やどうしても時間が取れない場合はメールでの謝罪も仕方ありませんが、基本的には電話や対面での謝罪がおすすめです。相手の気持ちになって考え、最も適切な対応方法を選ぶようにしましょう。

自分の保身ではなく、心からの謝罪の気持ちがあれば、相手に誠意が伝わるはずです。