請求漏れ!判明した時の対処やお詫びのための文例を紹介

経理の仕事をしていると、あってはいけないけれど発生してしまうこともある請求漏れ。
請求漏れが判明した時には、まずはしっかり謝罪しましょう。
対応によっては今後の信頼関係にも影響を及ぼしてしまいますから、迅速にかつ正確に、そして丁寧に対応することが大切です。
ここでは請求漏れがあった時に対応やお詫びの文例、そしてその後の対策についてご紹介します。

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先方から請求漏れの指摘!お詫び状の前にまずは確認

どんなに何度も確認しても、発生してまうのが人的ミス。人間がすることですからミスがあるのは致し方のないことですが、このあまりありがたくないミス、しないに越したことはありません。ですが発生してしまったら、これは仕方ありません。ショックを受けた心を切り替えて、まず何をしたら良いか落ち着いて考えましょう。

まずは確認です。

先方から請求漏れの指摘があった時は、まずはその訴え通りに請求書に本当に間違いがあるのかどうかを確認します。

請求書とは細かいものです。
先方が勘違いなどして、間違っている可能性もあります。

請求書をじっくり見て、相手の言うことが本当に正しいのか確認してから次の対応を考えます。

請求漏れが判明!ミスがあった場合は早急にお詫びをする

じっくり見て、よく確認したらやはり請求漏れがあった場合は、迅速な行動を心がけましょう。

対応は速ければ速いほど誠実な印象を与えます。

面倒だからと後回しにするようなことは絶対にせずに、迅速に対応しましょう。

詫び状を送るのが正式なお詫びになりますが、まずはその前に電話をします。

間違いに気づいてすぐに先方に電話することで、悪い印象になることを避けることができます。

迅速で丁寧な対応が、相手に対する信頼回復のポイントになります。

お詫びの電話を入れるときは、「今お話してよろしいでしょうか」と相手の都合を伺ってから切り出します。
心からお詫びをする気持ちで話ましょう。
姿の見えない電話ですが、実際にお辞儀するくらの気持ちで話をすると、謝罪の心がよく伝わります。

請求漏れをメールでお詫びをする時の書き方と文例

いの一番に電話で謝罪をしたら、次はメールです。

まずは電話で迅速に連絡して誠意をわかってもらえたのですから、落ち着いて次の段階のメールでのお詫びの文章を練りましょう。

焦ってメールを作成して新たなミスなどが発生することのないように、落ち着いて作業するようにしましょう。

特に金銭に関することは、できればダブルチェックしてもらう体制にすると安心です。

細かい作業を一人でしていると見間違いに気づかない、ということもあり得ることです。
第三者の目で二度三度確認してもらうようにすると自分を安心でしょう。

確認は何度しても確認しすぎることはありません。

メールでの文例は、まず件名は「請求金額の誤りについてのお詫び」などと、すぐに用件がわかるものにします。

本文は、何月何日付の請求いついての誤りなのかがわかるように、対象請求書の日付を明確にします。

そしてまず冒頭でお詫びを伝えるようにします。
修正した正しい請求書を送ることを確実に伝え、最後に二度とこのようなミスのないように気をつけることを相手に伝えます。

請求漏れのお詫びでは重要な金額の文例

請求漏れは金額に関わることになりますので、相手からの信頼を回復するためにも正確に金額を記入するようこころがけましょう。

請求金額を二度と間違うことのないように、気を引き締めて記入しましょう。

ゼロの桁数やカンマの位置などのも再三の注意そ払うようにしましょう。

細かくて記入ミスの恐れが高い数字。
請求書において、数字はあらゆる項目において正確に記入するようにしましょう。

当然請求する金額は正確に書くようにしますが、管理番号や伝票番号、日付に至るまで正確に書くよう注意しましょう。

お金に関することは、神経質になるのは当然です。最も誤りがあってはならないことなので、ヒューマンエラーは仕方のないこととしても、絶対に間違わない気概で臨みましょう。

郵送遅れで請求漏れだった時のお詫びの文例

忙しくて、うっかり請求書を郵送するのを忘れていた…!
このようなシチュエーションは避けたいところですが、人間である以上、ミスが発生してしまうのは仕方のないことです。

郵送遅れで請求漏れだったことに気づいた時も、やはり大事なのはスピードです。

真っ先にすることは、先方への謝罪の電話です。

請求書が遅れてしまったことをお詫びし、その理由についても説明しましょう。

相手もうすうす発送を忘れていたのかなとわかっている場合もあると思うので、素直に不手際を謝りましょう。

この時やたらと自己を正当化し、言い訳の御託を述べるのはよしましょう。
余計に印象が悪くなります。

請求書が遅れている旨を電話で謝罪した後は、速やかに書類を発送するようにしましょう。

発送する書類は、簡潔なものにしましょう。
長々とお詫びの言葉を連ねるよりも、相手の印象が良くなるのは簡潔な文章です。
謝罪の場合は簡潔にとはいっても、より丁寧な文章を心がけましょう。

この場合時候の挨拶は不要なので、うっかり季節の挨拶などを入れないように注意しましょう。

請求漏れお詫びした後は、今後の請求漏れ防止に努める

相手を巻き込んだミスがあると、謝罪や訂正に、大変なロスが生じます。
何より信用問題に関わりますし、ミスをしたあなたの評価も心配なところでしょう。

ですが、きちんと今後の対応策を練るようにすれば問題ありません。
むしろ今度の事故防止の一助となるでしょう。
怪我の巧妙と後で笑い話になるくらい、ミスはもう無いようにしたいところです。

今回は、なぜこのようなミスが起こってしまったのか、原因をよく考えてみましょう。

原因を考えれば自ずと対応策も思い浮かぶことと思います。
万全を期したあとでも、おすすめしたいのはダブルチェックです。
請求書作成などの細かい作業は、数字のミスなどが起こりがちです。
そのようなときに第三者の目で二度三度確かめてもらうことは、大きな安心につながるでしょう。

また、疲れや体調不良もミスの原因となりますので、日頃から健康状態を良好に保つよう努力しましょう。

あまり体調がよくないときは他の人に依頼するなど、一人で抱え込まず仲間に頼ることもしてみましょう。

今後の請求漏れ防止に努め、さらに自信をもって業務できるようにしていきましょう。