トラブル発生の経緯をまとめた報告書を社内向けに作る方法

仕事でトラブルが発生した時には、その経緯を報告書として提出するように求められることがあります。
この書類は社内向けに作る場合と社外向けに作る場合がありますが、ここでは社内向けの書類の作り方についてご紹介します。
社内向けといえどもビジネス文書ですから、最低限のルールがあります。
わかりやすく経緯を記載して、今後のトラブル対策に役立てましょう。

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社内にトラブルの経緯を報告する書類は進行中と事態終息後で違う

ドラマなどを見ていて、主人公に仕事上のトラブルがあった場合に「報告書を提出しろ!」と上司が怒鳴るシーンがよくあります。
この報告書は「経緯報告書」と「顛末書」の二種類があります。

経緯報告書とは、そのトラブルがまだ続いていて解決していない状態の時に出す報告書です。

一方、顛末書は、トラブルが解決していて、全ての結果を報告する書類です。

社内のみで報告する経緯報告書も顛末書もどちらもビジネス文書になります。
報告書の書き方、方法などを下記で紹介します。

社内向けに経緯を報告する書類の基本的な構造について

まずは、まだトラブルが続いている状態での経緯報告書ですが、まず、報告する日の日付を一番上に右寄せで書きます。
次に経緯報告書を提出するのが誰宛なのかを確認します。
会社によっては直属の上司だったり、社長だったりします。
左寄せで部署、役職、名前を書きます。
その下に右寄せで自分の名前、つまり報告者を書きます。
部署と名前の順に書いていきましょう。

内容を書く前に必ず何に対するトラブルの経緯報告書なのかタイトルを書きます。

「電化製品部品製造ラインでの不良品発生の件に関する報告書」など、どこでどのようなトラブルが起こったのか書くとわかりやすいです。

その後に本文に入ります。
本文は始めに具体的なトラブルの内容や、トラブルの起こった日などを書きます。
「2020年6月13日に起こった電化製品部品の不良品発生について、以下の通り報告いたします」などです。
この始めの文章を導入部分と言いますが、導入部分の文章の下の中央に、「記」と書きます。

「記」の次からはトラブルの内容を時系列で書いていきましょう。
経緯報告書は、報告する人にいつ、どこで、どのようなトラブルが起こり、現在はどのような状況で、そのトラブルが起きるまでのどのような経緯があったのか、今後どのような対処をするのかをわかってもらうための書類です。

あまりそのトラブルに必要無さそうな内容は書かないようにしましょう。

トラブル進行中に提出する社内向け経緯報告書の本文の書き方について

経緯報告書において一番重要なのが、本文です。

いつどこでそのトラブルが発生し、そのトラブルはどのような経緯で発生して、現在はどのような状況なのか、そして、解決に向けてどうしていくのかを、盛り込みます。
そうすることで、報告書を確認する側は、トラブル発生現場にいなくても状況を理解することができます。
読みやすく、わかりやすい経緯報告書を書くポイントとしては、報告書を確認する人だけではなく、誰が見てもわかりやすい文章になっていることです。

例えば
2020年6月13日午前10時
電化製品部品製造のラインで一部不良品を確認
2020年6月13日午前11時
不良品は多数であることを確認
2020年6月13日午前11時10分
全ての製造ラインを停止

製造ラインの一部の部品が故障している可能性があります。
原因については現在調査中です。

以上のように日付や起こったことに関しては箇条書きで書くと読みやすいでしょう。

トラブル終息後に提出する社内向け顛末書の本文の書き方について

トラブルが解決した後に提出する顛末書は、書く内容は経緯報告書とほぼ同じですが、すべてのトラブルが起こった後なので書き方は過去形になります。

いつ、どこでどのようなトラブルが起こったのかまでは経緯報告書と同じですが、なぜトラブルが起こったのか、どういう経緯でトラブルが起こったのか、そして、そのトラブルをどう解決したのか、トラブルによって受けた被害や損害額はどのくらいなのか、そして、今後するべき対策、担当者の意見などを報告します。
全て結果を書くので、日付や内容、または数字に関することについては正確に書くようにします。
場合によっては、トラブル発生時の当事者ではなく、その部署の責任者などが顛末書を提出することがあります。

また、同じトラブルを起こさないためにも、トラブルが解決した後にはすばやく顛末書を作成して、提出することが重要になります。
また、顛末書の内容をわかりやすくするために、トラブルに関する状況写真やデータなどを添付して更に詳しく内容を伝える事も大切です。

社内向けにトラブルの一部始終を報告する顛末書には再発防止についても明記

顛末書は上記に書いたとおりすばやく提出することが求められますが、それは、顛末書にはトラブルの再発防止に向けての対策を徹底するための報告書でもあるからです。
対策を見つけられないが為に何度も同じトラブルを発生させて、会社に損害を与えることは絶対に避けなくてはいけません。
また、社内だけではなくトラブルを頻発するような会社は社外から見ても信用のおける会社とは言えません。

再発防止については、原因のはっきりする事であれば、その原因を無くすための対策を必ず明記するようにしましょう。
もしも、原因が色々考えられる場合であっても、そのあらゆる原因が可能性にあることを明記しておきます。