期限遅れの謝罪はまず口頭で!メールを送る時の内容とポイント

取引先や社内に提出する書類作成の期限が間に合わず、期限遅れが考えられる場合はどのような対処をすれば良いのでしょうか。

謝罪メールを送って対処をしようと考えることもありますが、メールでの謝罪だけでは不十分です。

ここでは、期限遅れに対する正しい謝罪・対処法についてお伝えします。どのような対策をするのが一番良いのかを知って、誠意を持って謝罪をしましょう。

取引先や上司への謝罪で、自分の評価を下げないように対処を行いましょう。

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期限遅れの謝罪をメールだけで済ませるのはNG!正しい対処法

何か相手に対して不利益な事をしてしまった時には謝罪をするのは人として絶対に必要な事ですが、人との連絡手段がたくさんある現代では、顔を合わさず、声を聞かなくても人と連絡を取り、自分の意志を伝える事が可能です。
メールは、顔も声も相手に伝える事なくすぐに相手に意志を伝えられるので便利なツールですが、謝罪をするとなるとメールだけでは不十分で失礼に当たります。

謝罪は口頭でするのが基本です

メールは電子的な文字でしか自分の気持ちを伝える事ができないので、本意が伝わりにくいのです。
特に謝罪という事になると自分がしたことを理解してちゃんと反省している事を伝える事が最も大切とされていますので、まず自分の口から謝るのが基本です。

謝る相手も、取引先はもちろんの事ですが、自分の上司も部下の不手際に関しては責任を負って相手に真摯に向き合い、不手際を処理するので、上司にも自分の口から謝る事を忘れてはいけません。
自分の口からちゃんと謝る事ができたら、後から改めてメールでお詫びを伝えるようにしましょう。

期限遅れがわかった段階ですぐに謝罪の連絡を!メールで内容を残しておこう

仕事を進めていくと、あとどのくらいで自分の仕事が終わるかという事の見当はつくはずです。

間に合わないと分かった時点で迅速な対応をしましょう

もしも、自分が頼まれている仕事が期限内に終わらないという見立てが立ったのならその時点で相手に連絡をしましょう。
仕事としてあなたに何かを頼んだ相手は、あなたの仕事を頼りに他の業務を進めているはずです。
いつまでにあの人の仕事が終わるはずだからという見立てで周りの仕事のタイミングやその先の仕事の進め方をしているので、もしそれまでに頼んだ仕事が完遂されないとなると、仕事全体の見直しをしなくてはならなくなります。
すると相手の会社に不利益を生むばかりか、直接仕事を頼んだ人はあなたに失望するかもしれません。

どちらにしても怒られるのなら、相手も早い段階で舵を取りなおした方がダメージは少なくなるはずですので、期限に間に合わない事が分かったらすぐに連絡しましょう。

その際には口頭で伝えても良いのですが、メールなら文字として残す事ができ、後から何度でも確認する事ができますので、併せてメールでも連絡を入れておくと良いでしょう。
怒られるのが嫌だからといつまでも黙っていて納期を過ぎたのに連絡を入れないのは人としてもいかがなものか、という信頼関係そのものにまで影響を及ぼしますので絶対にしてはいけません。

やむを得ない理由で期限遅れになる場合も謝罪メール・電話連絡を忘れずに

仕事をしていると不測の事態はいつでも起こり得るものです。
それは、仕事で使う道具が壊れてしまった、頼まれた仕事に関して必要な物を誰かに頼んでいたのにその人が納期に間に合わせてくれなかった、自分自身の体調不良など、様々な事が考えられます。

やむを得ない事情でもすぐに連絡をしましょう

不測の事態が起きた時点で期限に間に合わない事が判明したり、少しでもそのような可能性が出てきた場合でもすぐに相手に連絡をしておく事が大切です。
まずは仕事が間に合わない可能性が出て来てしまった事に対する謝罪をしてから、今どのように対応しているのかをできる所まで説明して相手に了承を取り、自分の上司や周りにいる協力してくれる人に応援を頼みましょう。

特に体調についてはどんなに気を付けていても波があるのは仕方のない事です。
体調が悪くなってしまった時には相手にも事情を説明して、代わりに仕事をしてくれる人に仕事を引き継ぎます。
もしも自分しかする事の出来ない仕事で、相手も理解を示してくれるのでしたら、期限を伸ばすなどの対処法をこちらから提案しても良いでしょう。

トラブルがあった時にでも相手に対してしっかりと報告する事で、相手にかかる迷惑が最小限になる事を忘れずに対処する事が大切です。

期限遅れの謝罪をするときの手順とお詫びの方法

どんなに頑張っても仕事が期限までに終わらないという見立てが立ってしまったなら、謝らなくてはなりませんが、謝り方によってはは相手の怒りを増長させてしまう事がありますので、しっかりと状況を把握して筋道を立てた謝罪しましょう。

自分が何をしたのかを把握しましょう

謝罪する時には相手に納得してもらえるような方法で謝罪をします。
まずは自分がしてしまった事を把握して、相手との約束を果たせなかったことについて深く謝罪しましょう。
謝る時には、言い訳は必要なく、申し訳ない気持ちを伝える事が一番大切です。
謝罪の言葉よりも先に自分を守るための言い訳をずらっと並べたくなるのは人の心理として仕方のない事ですが、謝罪を受ける側にするとそれは怒りを増長させる以外の何物でもありません。

期限が遅れる事が分かっていながら、その予想を伝える事すらできていなかった時にはちゃんと連絡する事ができなかったことについても謝罪しましょう。

事実を曲げることなく認めて謝る事で相手の怒りを鎮める事ができたら、次は自分ができる事の最大限の改善策を相手に示します。誰かに謝る時には、自分が起こしてしまった事をちゃんと受け止めて誠意を持って謝るのが鉄則です。

期限遅れへの謝罪メールの書き方と盛り込みたい内容

期限遅れに対する謝罪をするメールの書き方はその時の状況などによって変わりますが、ぜひ盛り込みたい言葉や、謝罪の流れがありますので参考にしてください。

メールで謝る時のポイント

まずは自分の仕事に落ち度があった事を認めて素直に謝罪をする事を忘れてはいけません。
それから伝えたい事は、新しく見立て直した確実な納期です。
確実な納期を伝えるのは絶対ですが、かといってこれ以上待たせすぎるのは得策ではありませんので、なるべく早くできるように最大限の努力をする約束をしましょう。
少し余裕を持って期限より早く納めるのは良いのですが、また期限に間に合わないと同じことを繰り返すのは信頼関係にひびを入れてしまいますので、日程の調整は待たせすぎない範囲で努力しましょう。

メールの文章の作り方としては、まずは日頃お世話になっている事に対する感謝から書き始め、どのような仕事を頼まれていたのかを具体的に書きます。
その結果、約束に間に合わず期限が遅れてしまう事を率直に謝罪し、これからどうしていくのか、代替案を書きます。最後にメールでの連絡になってしまった事をもう一度謝罪しましょう。
メールで一度送信してしまうと、その謝罪の文章は相手が消去しない限り永遠に残りますので、言葉選びも大切です。
自分のしてしまった事に合わせた言葉遣いをするようにして相手にこれ以上失礼のないような対応をしましょう。