仕事で重要な報告、報告のビジネスメールの書き方をご紹介

会社で仕事をしていると報連相が重要と教えられます。報連相の一つの報告はビジネスシーンでは、メールを活用することが多々ありますが、どの様に書くと良いのでしょうか。
ここでは今さら聞けない報告メールの書き方やポイント、上司が納得する報告メールについてご紹介をいたします。

報告はすべてがメールでOKなわけではありません。その場に適切な報告の方法を選ぶことも大切です。

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様々なビジネスでの報告メールについてご紹介

ビジネスの世界では特に報連相が重要とされています。

今回は、報連相の「報」に注目してみましょう。

ご存知の通り報は「報告」のことであり、ビジネスマンであれば、誰しも報告をしなければならない場面に遭遇したことがあるでしょう。

しかし、忙しく仕事をしている上司の手を止めてまで報告するべきなのか、この内容はメールでもよいのか、口頭のほうがう良いのか。そもそもいつ報告するべきなのかと悩む事も多いかと思います。

メールを使って報告しても良い場合は、依頼されていた仕事が完了した時、共有したほうが良い情報があった時などの、「今すぐに確認しなくても大丈夫」な内容である場合はメールでの報告で構わないでしょう。

ですが、トラブルや不具合などの異常事態が発生した時や、自分自身がミスをしてしまった時には出来るだけ早めに口頭で報告しましょう。

メールは、いつ相手が読んでくれたのか返信が来ない限りわかりませんので、急いで報告しなければならないことは「口頭」で報告するようにしてください。

ビジネスの報告で大事な5W3Hがメールに含まれているか確認

メールでの報告でも問題ない内容であった場合は顔や表情なども見えない分、相手にキチンと伝わるようにより意識してメールを作成する必要がある

どのような報告する際でも重要なキーワードになる「5W3H」という言葉はおそらくご存知でしょう。

いつ、どこで、だれが、何を…。といった内容が明確に含まれている事がビジネスメールの基本です。

メールは相手が消さない限り残り続けるものです。そのため、5W3Hが欠けている内容ではいけないのです。後々確認したときでも理解できる、誰が見てもわかりやすい。といった内容のメールを作成することを意識する事が必要でしょう。

上司が納得する報告の仕方、ビジネスメールのポイント

報告メールを作成する際、自分の言いたい事がまとまらずに様々な情報を織り交ぜてメールを送信してはいけません。

上司はあなたから送られてきたメールを、仕事中の限られた時間の中で読んでいるのです。沢山の情報がありすぎると読み取るのに時間がかかってしまいます。

そのため、上司は「要するに何が言いたいのか」を求めているのです。

上司宛の報告メールで重宝するフレーズとしては、

「〇〇の件に付きご報告いたします」「念のため共有します」「ご確認いただければ幸いです」

などが挙げられるでしょう。

やってしまいがちなNGフレーズとしては「詳しくは以下の引用をご参照ください」です。簡潔にわかりやすくまとめると言っても、引用になんの意味があるのか分からない内容になってしまうのは、思いやりがないので意識しましょう。

ひと目で内容がわかる報告ビジネスメールの書き方

報告メールを送る際の注意点を紹介してきましたが、具体的にどのようなことを意識して作成するのが適切なのでしょうか。共通しているのは「ひと目で分かる内容」です。

報告内容がわかる件名

上司にはおそらく内外から様々な内容のメールが届いているはずです。その中にせっかく書いたあなたのメールが埋まってしまってはもったいないです。
そうならないためには件名に「至急ご確認ください」といった分をつけると相手の目にも止まりやすいです。すぐに実践しましょう。また、「ご確認ください」の後に続けて「〇〇の件について」と記載しましょう。
「至急ご確認ください」という要件だけでは、何を(What)が欠けてしまいますのでNGです。

簡潔にわかりやすい内容

報告したいことがたくさんある、自分の熱意をわかってほしいといった理由でダラダラとした長文になってしまうのはよくありません。受け取った相手は何を伝えたいのか理解できません。そのため、自分が本当に伝えたい情報と相手が知りたい情報を、一度頭の中で整理してから簡潔に記載するようにしてください。

返信がほしい場合は「お手数ですが、返信をお願いいたします」と付け加えるとより親切なメールになります。

ビジネスメールは最後まで気を抜かずに結びの言葉にも注意をしましょう

ビジネスメールは、中身だけでなく締めの言葉選びも重要です。

  • 一般的に使われるものとしては「よろしくお願いいいたします」
    これは意識しなくとも使えている方が多いでしょう。
  • 相手からの返信を待つ場合は「ご連絡をお待ちしております」
  • 商品や日程などの検討をお願いする場合は「ご検討くださいますようお願い申し上げます」
  • お詫びメールを送った場合は「お詫び申し上げます」

と言った具合に、報告内容に合わせて結びの言葉を選ぶ必要があります。
先程から触れている件名や中身を意識するだけでは、完璧なビジネスメールを作成することは出来ないのです。

報告のメールは、相手にわかりやすく伝えることを意識しすぎて簡潔になりすぎてもいけませんし、伝えたいことが多すぎて長文になってもいけません。

5W3Hを十分に意識して、相手が読んですぐに理解できる内容を心がけることが必要でしょう。