キャンセルメールの書き方、インターンのキャンセルのポイント

就職先を選ぶために有効なインターンへの参加ですが、様々な事情からキャンセルしなくてはならないことがあります。
そこで、キャンセルする旨をメールで伝える場合の書き方やポイントについて詳しくご紹介したいと思います。
件名や本文の内容次第では企業側に悪い印象を与えてしまいます。
くれぐれも失礼がないよう、キャンセルすることがわかった時点で早めに連絡することも大切です。

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インターンのキャンセルをメールする場合の件名の書き方

企業には毎日様々なメールが届きます。

求人に関するものだったり取引先からのものだったりとその種類は多数なので、件名を見ただけですぐに分かるようなものにしなければ他のメールに埋もれてしまいます。

「インターンの件」などでは他にも同じような件名で送っている人が大勢いるので、もっとわかりやすくしましょう。

理想は件名だけで内容が分かることです。

「インターンシップキャンセルのお願い」のように、キャンセルという言葉を件名に入れましょう。

このキャンセルという文字はメールの件名がズラッと並ぶ中でもなかなか見かけない言葉なので目立ちます。

すぐに開いてもらえて確認してもらえるので、件名の工夫も忘れないようにしましょう。

メールでキャンセルする場合の本文の書き方

本文の作り方も失礼のないように配慮が必要です。

言葉の順序もあるので、失礼のない文章を作るコツをお教えします。

以下のポイントに注意してください。

まずはお礼を述べる

まずはインターンシップのお礼を述べましょう。

その次にキャンセルしたいことを述べて、謝罪します。

謝罪の言葉は「申し訳ありません」が正解で、「すみません」は正しくないの要注意です。

淡々とした言葉ではなく、「せっかくお時間を作っていただいたのにこちらの都合で大変申し訳ありません」など、誠意が伝わる謝罪にしましょう。

理由は失礼にならない理由を述べる

理由は人によって様々です。

病気などのどうしようもない理由は正直に話しましょう。

どの位の療養が必要で、働くのが困難であるという正式な理由があればそれを述べて問題ありません。

関心がなくなってしまった、または他の企業に行きたいなどの理由は、正直に言わず別の理由を探した方が失礼になりません。どうしてもいい理由がなければ「諸般の事情により」という表現でも構いません。

メールでキャンセルする場合の書き方とポイント、文章はシンプルでOK

他にもメールを作る上で大事なポイントがあります。

難しく感じがちですが、自分の気持ちを乗せることを忘れないでください。

その上で以下の点に注意しましょう。

シンプルでも短い文はNG

長くてダラダラ続く文章はNGです。

無駄が多いと要点が伝わらない可能性があります。

しかしだからといって伝えたいことだけのメールも、と簡潔すぎて寂しく、冷たい印象も与えてしまいます。

メールは文字だけのコミュニケーションツールなので、だからこそ分煙には気をつけなければいけません。

少なくともインターンに採用してもらっているならその御礼と、期待に答えられないというお詫び、また機会があったらそのときはお願いしますという挨拶は入れましょう。

最後に必ず自分の名前を入れる

文頭にも名前を入れるのは必須ですが、メールの最後は自分の名前でしめるものです。

メールソフトには署名設定という項目があるので、最初に学校、学部、名前を入れてメール新規作成時に署名が入るように設定してもいいでしょう。

署名は文字だけにして飾り気を出すのはやめましょう。

急遽キャンセルする場合はメールではなく電話が有効

前もってキャンセルする場合にはメールでOKですが、ギリギリになってのキャンセルであれば電話でなければいけません。

前日ならメールを送っても見てもらえない可能性もあります。

前日から当日にかけては電話でなければいけないと思っておきましょう。

たとえ前日にメールを送っていても、担当者が一日不在にしていて当日まで開かれることがなければ無断欠席と同じです。

企業から評価が大きく下げられてしまうので要注意です。

たとえ一週間前だったとしても、担当者はすぐに見るとは限りません。

一番確実なのはメールと電話です。

メールなら文面で残りますし、その後で電話をかけて「メールも送ったのですが」と伝えればキャンセルの件は口頭でも文面でも確実に伝わります。

ただし急な場合はメールを作れる余裕もないことがあるので、電話だけでOKです。

キャンセルがわかった時点で早めに連絡するのがベスト

インターンに限らず、何にしてもキャンセルは分かった時点ですぐに先方に連絡しましょう。

担当者も参加の前提で行動しているため、急にキャンセルすると担当者のスケジュールも狂ってしまって企業側に迷惑をかけます。

また、連絡したら担当者がすぐに捕まるとも限りません。

担当者にも他の仕事があるので、一日出ていたり、他の仕事で手が離せず対応できないこともあります。

わかり次第すぐにメールをしておけば、そのうち気づいて読んでもらえる可能性が高いですし、電話をするチャンスも多くなります。

連絡は早いと誠意がありますが、遅いとマイナスの印象しかありません。

何をするにも早めに行動しましょう。