社長へメールを送る時のマナー、よくあるミスと対処法も解説

社長へメールを送る場合、失礼がないようにとマナーに気をつけると思いますが、マナーを意識しすぎてしまうと、二重敬語を使ってしまうような変なメールになってしまう可能性もあるので注意が必要です。
社長へメールを送る場合の宛名のマナー、注意点など詳しく解説します。
よくあるメールミスについてもご紹介しますので、送信前にしっかりチェックしましょう。

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社長へ社内メールを送る時のマナー、宛名について

自分の会社の社長なので、取引先の社長の宛名とは違うものと考えてOKです。しかしフランクでも良いというわけではありません。宛名に関しては部長や課長に送るメールと同じと考えていいのですが、基本のメールの宛名をおさらいしましょう。

社内の社長なら敬称は不要

社内メールなので会社名は不要、社長なので部署も不要となると、基本の宛名はシンプルに「○○社長」です。

社長と様は敬称で重なるので一緒には使いません。丁寧にしようと「○○社長様」と使うのは間違いなので注意しましょう。

しかし、社内メールの場合にはその会社独自のルールがある場合が多いです。

一般的なマナーも大事ですが、社内メールの会社ルールも大事なので、まずは上司やs年配にメールの送り方を聞きましょう。

不安であれば社長も様もつける

「○○社長様」はNGですが、どちらも使った宛名を作ることは可能です。

「社長 ○○様」と文字の順番を変えればいいだけです。

社長と名前の間にスペースも入れましょう。そうすることで社長と様がセットのものではなくなるので敬称かぶりになりません。

取引先の社長へメールを送る時の宛名のマナー

取引先の社長宛となるとまた社内メールとはルールが全然違います。

社外メールのルールと大差はありませんが、会社名や宛名などは間違いの内容くれぐれも注意しましょう。

また、怖いのは自覚のないミスです。

ただしと思っている情報が間違えていることもあるので、そういった自覚のないミスを防ぐにも効果的な方法をご紹介します。

役職は名刺を見て正しく入力する

社長の肩書は「代表取締役社長」か「代表取締役」のどちらかが多いです。

会社のホームページや名刺に正しい肩書が記載されているので、宛名で間違いのないようにしっかり確認しましょう。

普段は「社長」と読んでいても間違いはないのですが、メールとなるとまたマナーが違うので、送るときは毎回名刺をチェックすると安心です。

会社名も略さない

よくありがちなのが株式会社を(株)と略してしまうミスです。

取引先とのメールで会社名を略すのはNGなのできちんと入力しましょう。

取引先の会社名だけでなく、自社も同じです。

目上の人に対してのメールで略字はとても失礼なので気をつけましょう。

社長へのメールだからとマナーを気にしすぎて二重敬語にならないよう注意

丁寧に丁寧にと考えすぎて起こしてしまいがちなのが日本語のミスです。特に多いのが敬語がかぶる二重敬語というもので、自分では気づいていない程に日常生活に溶け込んでいる言葉もあります。敬称かぶりについても知られていないこともあるので説明しましょう。

意外と多い敬称かぶり

敬称を正しく理解していないと起こりがちな敬称かぶりですが、実は日常的に敬称かぶりしてしまっている人は多くいます。

特にグループに御中をつけた後で個人名に様をつけるという敬称頭は社会人最初の頃には多いミスですが、各位と様を合わせて使う、先生に様をつけるなども敬称かぶりです。

まずはじめに敬称が一つ入った場合はそれに含まれる言葉の意味を調べましょう。

日常会話でも敬語かぶりはよく見られる

敬語には尊敬語と謙譲語があります。

どちらかを使えばOKなのですが、へりくだるあまりに選考後に尊敬語を重ねたり、尊敬語を使わなければいけないところで謙譲語を使ったりする人もいるので気をつけましょう。

よく聞くのが「おっしゃられる」という言葉ですが、実はこの言葉も二重敬語です。

この言葉は「おっしゃる」だけでOKです。

話すときはとっさに出てしまっても仕方ありませんが、メールは文面を考える時間があります。こういった回りくどい言い方になっている言葉は正しい日本語かどうかをもう一度見直してみましょう。

社長へメールを送る場合、メールの冒頭だけでなく、最後にも部署名と名前をつけるとより丁寧

社内メールも取引先への社長あてメールでも、自分の名前の入れる箇所はほとんど同じです。

間違いと言うよりは、やりとりを円滑に進めるためと思って実践しましょう。

文頭にも部署と名前を入れたほうが好印象

最初に挨拶の言葉を入れて、その直後に部署名と名前を入れましょう。

そうすることで相手の社長は誰から来たメールかすぐに分かります。

メールを開く前に差出人に名前が出る可能性もありますが、そうでない場合もあります。

そうなると、最後まで読まないと誰からのメールか分からないので、一度最後まで読んでまた文書に戻るという手間が増えてしまうのです。

最初に名乗っておけばどこの会社の誰で、どのような用件か分かりやすくなります。

また、最後も自分の部署と名前を入れましょう。

文頭に入れるのは円滑な業務のためですが、最後に名前を入れるのは基本的なマナーです。手紙を送るときも最後は「○○より」という名前を入れますよね。それと同じです。名前は最初と最後に入れると考えておけばまず間違いはありません。

よくあるメールミスとミスをしてしまった時の対処法

メールでミスと言えば宛先間違い、文中の名前や名称のタイピングミスです。

この2つが特に多いミスなので、良く注意をするものですがそれでもミスは起きてしまうもの。

ミスをしてしまったときの対処法とミスをできるだけ防ぐための方法をお教えします。

ミスに気づいたらすぐに謝罪する

メールに限ったことではありませんが、ミスが発覚したら早急に謝罪・訂正をする必要があります。

その時の正しい対処法としては電話での謝罪が一番でしょう。

メールマガジンなどでは最初に誤った配信をしていたらその後訂正のメールが送られてきますが、相手が社長であればそのような対応をするわけにはいきません。

ミスの内容によってはその程度でも構わないこともあるかも知れませんが、名前に関するような間違いであれば失礼なのですぐに電話をして謝罪し、その後メールで正しい内容のものを送る必要があります。

謝罪はやりすぎるくらい丁寧で問題ありません。「そんなに謝らなくても」と判断するのは相手なので、とにかく誠意を込めた対応をしましょう。

送る前に読み上げるとミスに気づきやすい

ミスを防ぐ効果的な方法として、朗読があります。

目視確認では100%ミスを防ぐことはとても難しいです。

しかし声に出して読み上げると全文を間違いなく読むので、打ち間違いにも気づきやすくなります。

恥ずかしいかもしれませんがミスを防ぐには効果的な方法なので、特に大事なメールときなどは積極的に声出し確認をすることをおすすめします。