お詫びのメール【ビジネス編】取引先へ送る基本マナーや注意点

お詫びのメールをビジネスにおいて送る場合、取引先へ送ることが多いのではないでしょうか。体調不良などによって取引先とのアポイントをキャンセルするときなどもお詫びのメールを入れる必要があります。

そこで、ビジネスにおける取引先へのお詫びメールの基本マナーや注意点についてお伝えしていきましょう。

お詫びを伝えるビジネスメールでは、相手へ反省や謝罪の気持ちが伝わる工夫やしっかりと次に繋がる提案をする必要もあります。
ぜひ参考にしてみてください。

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体調不良が原因でもお詫びメールをするのがビジネスの基本

体調不良などが原因で約束の日をキャンセルすることになってしまった。なんとなくダルいからといった理由であった場合は社会人としていかがなものかと思いますが、感染症の疑いがある場合などはお断りをして当然です。自分ではどうしようもない事なので仕方ありませんが、良いことではありません。

約束の日が非常に重要であった場合は、クレームや信用にも関わってしまいます。

体調不良の原因がなんであれ、お詫びのメールを送るのがビジネスの基本です。

もし可能なのであれば、電話のほうが気持ちも伝わるのですが、体調が悪い中電話をするのも難しいでしょう。そのため今回はメールに着目してお詫びメールのビジネスマナーを紹介します。

アポイントキャンセルのお詫びのメールにおけるビジネスマナー

「体調不良のため、本日の予定をキャンセルさせてください。」では「お断り」の印象を和らげることが出来ません。

「体調不良のため対応が難しい状況になりました。」と言った具合にキャンセルという言葉を使わないほうが同じことを伝えていたとしても印象が違います。
少しでも、キャンセルすることになったという事実を和らげるような言い方でメールを作成するようにしてください。

また、続いて「下記の日程に変更いただけないでしょうか。」と別の日程を提案すると良いでしょう。
この時に明確な日付と時間の候補をいくつか挙げておくと非常に親切です。

「体調不良なんだから仕方ないじゃん。とりあえずテキトーに謝っとくか。」ではいけません。仕方ないとはいえ、キャンセルをしてしまったことに対してのお詫びの気持ちと別日の提案も忘れずに付け加え、メールを作成するようにしてください。

メールは相手の顔を見ることが出来ず、文だけで相手の気持ちを読み取らなければならないので、どれだけお詫びの気持ちを誠実に伝えることが出来るのかがカギになってくるでしょう。

ビジネスにおける取引先へお詫びメールでは慎重に正確に送ること

体調不良でのお詫びメール以外でも気をつけなければいけないことですが、メールは、消さない限りデータとして残ってしまいます。言ってしまえば体調不良も自分のミスですので、どうしようと焦ってしまうでしょう。しかし、焦りすぎて誤字脱字が多くなってしまったり、間違えた日程を送ってしまっては元も子もありません。ただでさえ急なキャンセルをしてしまって印象が良くないのに、誠実な気持ちも伝わらない、新たなミスをしてしまう。これでは会社や自分の信頼がガタ落ちです。

こんなときこそ落ち着いて冷静に対処する必要があります。

急いで送らなければいけないという気持ちはわかりますが、メールを作成したら相手が不愉快に思わないか、誤字脱字や間違いがないかしっかり確認してから送信するようにしてください。

メールの内容一つで今後の流れが変わるという事を自覚しましょう。

お詫びを伝えるビジネスメールでは相手に反省が伝わる工夫が大事

体調不良以外でも、他の事情によるキャンセルやミスなどが原因で謝罪の言葉を伝えなければならない場面があるのではないでしょうか。

謝罪のメールは言葉選び一つで相手の捉え方も変わるので注意が必要です。

例えば、同じミスをした2人がいて、同じ人に謝罪のメールを送ったとします。

  • Aさんは「すみませんでした」と一言。
  • Bさんは「この度はご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございませんでした。二度とこのような事のないよう、肝に銘じます」と丁寧な言い回しで謝罪。

どちらの謝罪が心に響くでしょうか。答えはもちろん後者です。

お詫びの言葉の選び方一つで印象を変えられるということは、ピンチにもなり得ますし、逆にチャンスにもなるのです。ピンチに傾かないように、慎重に言葉選びをすることが必要でしょう

取引先からの予定変更によるお詫びメールへの返信で気をつけたいポイント

自分の体調不良ではなく、今後は相手方の体調不良で予定をキャンセルしなければならないという場面に出くわすかもしれません。

予定変更の依頼メールには、どのような気遣いが必要なのでしょうか。

自分が元気である時は「自己管理も出来ないのか」と思ってしまうかもしれませんが、相手の立場になって考えてみてください。

「体調不良だとしても無理やりこい」と言われても辛いのではないでしょうか。

自分が体調不良になってしまった時の相手の対応を思い出して、相手を気遣うような言葉をかけてあげてください。

たとえ仕事に支障をきたしてしまうとしても「仕事の事はご心配なく」「くれぐれもお大事にしてください」といった温かい言葉を選んであげましょう。

文面だけでは本人がどのくらい体調が悪いのかを判断できません。本当はちょっとした風邪かもしれませんし、高熱で苦しい思いをしているかもしれません。

ですので、過度に心配しすぎたり、淡白すぎる内容でもいけません。

相手の心の負担を少しでも和らげてあげる事ができる言葉選びをしてください。