履歴書の志望理由の書き方、事務の仕事に適した志望理由について

履歴書を書いていると志望の理由は、どのように書いたら良いのか悩んでしまうことはないでしょうか。

志望の理由や自己PRは企業が最も注目する点です。なぜなら企業の内容をどの程度踏まえているのか?熱意も志望の理由から感じ取ることが、そこからできるからです。

そこでここでは事務の志望理由の書き方、アピールする点について紹介をいたします。就活の参考になさってください。

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事務経験者の志望理由は培ったスキルをアピール

パソコン業務を求めている会社、経理事務員を求人している会社にあった自分の資格をしっかりと具体的にアピールしてみましょう。

パソコンの機能を使った資料作りが得意

志望している事務の仕事内容の中に営業や社員に対しての資料作りが必要な業務がある場合はみやすくわかりやすい資料作りのスキルが必要になります。資料というのはただ必要事項を並べるだけではなくある程度の空間、時には図を使っての説明も必要になります。

パソコンで管理できる能力

エクセルを使いこなせれば計算式を入れて表計算を作ったり、それをグラフ化することも出来ます。それまで使ってこなかった会社であれば業務を簡略化することができ、他の仕事をこなすことも出来るでしょう。志望している会社の仕事を効率的に出来るとアピールしてみましょう。

志望理由は企業がどのような人を求めているのかも重要な点

求人内容を再確認する。

会社を志望する理由の中にどんなことを会社が求めているのか、またどんなスキルが必要なのか把握してアピール内容を考えると面接時求めている情報にぴったりの自分をアピールすることが出来るでしょう。

また会社に入ったときに自分の持っているスキルで何をする事ができるかわかり先を見据えた内容も話すことが出来ます。

周囲からリサーチする。

周囲からの情報や志望している会社に知り合いがいたらどんな会社かリサーチしましょう。周りからの客観的な意見をもらい、また社内の情報ももらい会社の雰囲気をを知る事で仕事内容に近づけた内容で履歴書を書くことが出来るでしょう。

事務の種類によって盛り込むべき志望の理由には違いがある

一般事務

現場からのデータの打ち込み、会社内への通達作成、必要書類のコピー、報告書の作成などサポート業務を行う事務職もあります。元々のシステムに必要事項を打ち込んだり、写真を取り込んだりの作業も必要になるでしょう。また時には外部からのお客様に対応したり、会社内が仕事しやすい環境に整えるために掃除をしたり、用紙を補充したりの雑用も必要になります。パソコンのスキル以外にも周囲に目を配る能力も必要になるでしょう。

営業事務

現場に向かってもらうための必要書類作成、現場がスムーズに動くための電話対応、材料の発注、納品対応、データ管理など、外回りの営業と現場のオペレーターとのやり取りが必要になる事務もあります。

私が働いていた建設関係の事務は現場の納期があり、その後の工期にも影響が出ないようにと現場はいつもピりついていました。その圧にも屈しない強い心と遅らせない配慮も必要になります。営業事務は人とのコミュニケーションが大事になります。また、場合によっては現場に向かったり必要書類を届けたりと体力を使うようなこともあります。

志望の理由は事務だからではなく、企業の魅力も伝えると良い

どんな会社でも事務職というのは必要で必ずあるといっても過言ではない職種です。貴方が志望している会社だけに向けた動機を考えることが採用するしないの決め手の大きなポイントになるでしょう。
  • 志望している企業に決めた理由。
    色々な会社にある職種なのに、ここを選んだ理由があるはずです。休みやお給料なども勿論理由のひとつに入っている事でしょうが、面接の際にはそれ以外の採用担当者の目に留まるような理由が大事なポイントになります。同じような求人と比較してどの点が決めた理由かをはっきりさせましょう。
  • 会社の雰囲気を理由にしても良い
    志望している会社内の雰囲気や作りなどを志望の理由にしていいでしょう。足を運んだことがあるならその時の印象、対応してくれた社員の丁寧な対応、しっかりした設備が整っている会社など自分が体感した印象を理由にしてみましょう。周囲に目を配ることが出来ると評価されることもあるでしょう。

コミュニケーション能力は就活の武器になる

  • 橋渡し役になることもある。
    事務の種類によっては同事務所内の外回りの営業とのやり取り、さらに外回りの営業が調べて欲しい内容があればそれを調べて伝えるといったような、仕事がスムーズに行くための橋渡し的な仕事をすることもあります。自分の仕事内容ばかりではなく自分に関わる仕事の内容を把握しておく必要があります。
  • 外部業者とのやり取り
    会社内の人ばかりではなく、外部業者とのやり取りも必要になることもあります。直接会うのは営業が多いのですが事務は電話対応が多く顔の見えない相手に失礼がなく、確かな情報を伝えることが大事です。電話のマナーや言葉遣い、万が一の対応が出来る冷静さも兼ね備えておく必要があります。
  • 情報を集めなければならない時もある。
    資料を作ったり、通達文を作る時自分が把握している範囲だけの内容ではない時もあるでしょう。会社の規模によっては他部署の情報が必要になることがあります。また色々な情報を入れて作らなければいけないときもあります。誤報がないようにしっかりとした情報を集めるには色々な人とのコミュニケーションも必要になります。