時間確認の電話【面接編】好印象につながるポイントやマナー

面接時間を確認するために企業へ電話をかけることは採用の合否につながるのではと気になっていませんか?でも、このままでは面接に何時に行ったらいいのかわからないままです。

そこで、面接時間の確認の電話をかける際のポイントやマナーについてお伝えしていきましょう。

間違った時間に面接を受けに行ったり、無断欠席になってしまうよりは事前に確認することをおすすめします。
ぜひ参考に好印象を与える電話のかけ方に気をつけてみてください。

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面接時間の確認の電話をすることは合否には関係ない

就職活動中は、いくつかの企業の面接や説明会の時期が重なるケースも珍しくはありません。そのような時期においては、うっかり大事な面接の開始時間を忘れてしまったり、時間をメモしていたものの、本当にこの時間で良かったのかどうかと、直前になって不安になったりするのも珍しい話ではないようです。

面接時間がわからない時

念のために面接時間を直接確認したい場合は、面接の当日ではなく、遅くても前日までには済ませましょう。さらに面接担当者が不在で、その場では連絡がつかなかった時のためにも、もう少し余裕を持った早めのタイミングで、相手方に確認の電話を入れるのがベストです。

面接時間の確認といった要件であれば、特別こちらの印象を悪くする要素とはならないでしょうが、これが面接当日の朝や開始時間の直前など、相手も忙しいであろう時間帯となれば話は別ですので、気付いた時点で電話しておきましょう。

面接の時間を勘違いしたまま、約束以外の時間に面接を受けに行くよりは、事前に確認を入れることで、時間を忘れたことが不利に働くのを回避することが重要です。

面接時間の確認を採用担当者にするときは必ず電話ですること

面接の担当者に対して面接時間の確認をする際は、いくつか注意しておくべきポイントがあります。

その中でも一番大切なのが、メールではなく電話で問い合わせを行うという点です。

行き違いを防ぐ

スマートフォンの普及に伴い、電話を直接かけるよりも、いつでも気軽にメッセージを送れるメールやLINEなどを、連絡手段として重要視されている方も多いかと思います。たしかに、相手の今の状況がわからない時に、面接の時間を確認するためだけに電話をかけることは、少々気が引けることでしょう。

しかし、相手の都合の良い時に見てもらえるのがメールの利点だとしても、逆に言えばそれは、相手がメールの存在に気付かなければ、いつまでも見てもらえないといった恐れもあるのです。

こちらは事前に時間を問い合わせたつもりでも、相手がそのメールを確認しそびれたり、確認はしたものの万が一返信を忘れられてしまった場合、結局はまた連絡が来るのを待つというムダな時間が生まれるだけでなく、時間を確認したという事実すらうやむやになってしまうことも。面接時間の確認など、大切なことは必ず電話で問い合わせるようにしましょう。

電話する時間帯にも配慮が必要

面接当日などに確認の電話をかける場合は別ですが、始業直後や就業間際といった忙しい時間帯は避けるのが無難です。午前中であれば11時くらいか、お昼を挟んだ14時以降をめがけて電話すると良いでしょう。

時間確認の電話をかける際に好印象につながるポイント

就職活動中においては、企業からの面接日程の連絡が来て以降、実際に面接担当者と話をする機会は、面接当日までほぼないかと思います。そんな中で、面接時間の確認をするためとは言え、担当者に電話をかける機会を得たということは、むしろマイナスよりもプラスとして捉えることもできます。

電話での印象を良くする話し方

履歴書だけでは、当然その人の人物像を把握することはできません。短い面接時間の中で、いかに面接官の心に残るかは、この事前の電話でのやりとりによって好感を与えておけるかどうかも、合否に大きく関係してくる可能性があるでしょう。

電話での問い合わせを行うということは、少なくとも相手に仕事の手を止めさせることになりますので、まずはきちんと名乗ったうえで担当者につないでもらい、要件を述べたあとはしっかりと時間を取らせたことについてのお詫びとお礼を伝えます。

面接当日には、電話での時間確認に応じてもらったことへのお礼を再度伝えておくことで、さらに心象を良くすることができます。

ただし、せっかく電話で話す機会を得たのに、なるべく時間を取らせないためにと、早口で一方的に要件を伝えるのは、電話をかける際のマナーに反しますので、落ち着いて聞き取りやすいように話すことを心がけましょう。

企業への電話は事前に準備をしてからかけましょう

固定電話や公衆電話から電話をかける場合と違い、スマートフォンさえあれば、いつでも自分の好きなタイミングで電話をかけられるのは大きな利点ですが、電話をかける際のルールを理解していないと、かけた相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。面接の時間を確認するという、就活において大切な局面では、電話をかける側のマナーについても事前に押さえておくことが求められます。

電話をかける際に注意すべき事柄

相手は忙しい仕事の合間に電話対応をしてくれるわけですから、なるべく手間を取らせないように、要点をまとめておく必要があります。電話で話すと緊張してしまいがちな人は、話す内容をメモして手元に置いておきましょう。

また、スマートフォンは周囲の雑音を拾いやすいため、なるべく静かで電波状況が良い場所から電話をかけます。

話し方で気をつけたい点としては、相手が聞き取りやすいスピードと声量を意識しつつ、過剰な二重敬語にならないように、正しい言葉遣いを心がけましょう。

聞きたいことが確認できたら、最後に復唱したうえで、お礼を伝えることもお忘れなく。

面接の日程変更を電話でお願いするときのマナー

当初予定していた面接日時の直前になって、どうしても時間通りに面接会場へ出向くことができない場合は、それがわかった時点で早めに相手先へ一報を入れるのがマナーです。この場合ももちろんメールなどで済ますことなく、電話で日程変更をお願いする必要があります。大切な面接に行けないことで、焦って電話の受け答えが疎かにならぬよう、要点を落ち着いて話すことを心がけてください。

理由と候補日を明確にする

当初の面接日程からの変更を依頼する場合には、その正当な理由を伝える必要があります。たとえば、遠方での葬儀に参列することになったり、自分や家族の体調不良などで、時間通りに面接先に出向くのが難しい場合は、その旨を伝えることで、面接担当者も配慮をしてくれるケースが多いでしょう。

面接日程を変更してもらう際には、候補となる日時をピンポイントではなくいくつか伝えることで、日程調整がしてもらいやすくなります。

もしも、他の企業の面接と時間が被ってしまった場合などは、そのままの理由を伝えるのはさすがにマナーに反すると言えますので、問題のない程度で別の理由に置き換えることをおすすめします。