キャンセルをメールを使ってお詫びをする際のポイントと注意点

取引先との打ち合わせを、自分の都合によってキャンセルしなくてはならない場合、アポイントのキャンセルについてのお詫びメールは、どのような内容で送るべきなのでしょうか。注意すべきこととは?
変更理由だけでなく、次の予定を決める場合も注意が必要です。
信用問題に関わりますので、変更理由も日程の提案についても、相手の心象を考えて決断することが大切です。

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アポイントをキャンセルする場合は、メールよりもまずは電話でお詫びを

アポイントが入っているという事は、確実にその時間は他の予定を入れず空けている事になりますので、急にキャンセルになることで、相手に迷惑かかるのは間違いありません。

そういった大切な連絡は、メールではなく「電話」で直接伝える事がマナーです。

もし自分がキャンセルをされる側の人間だったらどう思いますか?「お疲れさまです。明日のアポイントは急用のためキャンセルさせて頂きます。」このように、一方的にキャンセルのメールをもらっても、納得いかないものです。

メールなどの文字では感情が伝わらない

アポイントのキャンセルの理由がたとえ正当なものでも、文字と直接の言葉では受け取る側の印象が違います。

直接電話で話すことで声のトーンや話し方から、申し訳ないというお詫びの気持ちや文字では伝えにくい内容を、感情を込めて伝える事ができるのです。

これは電話でしかできない方法です。

メールはあくまで、どうしても電話がつながらない時の緊急用対策です。
メールを入れたとしても、タイミングを見計らって必ず電話で連絡をしましょう。

キャンセルのお詫びメールをする時のポイントと注意点

アポをキャンセルした場合、次の日程を決めなければいけません。
まずはキャンセルしたことへのお詫びを徹底し、相手に合わせた日程変更を提案しましょう。

日程変更は速やかに行うこと

予定は次々と入ってきます。先延ばしにならないよう速やかに変更の問い合わせを行いましょう。

キャンセル後の対応が遅れると「誠意がない」と相手を怒らせてしまう原因にもなってしまいます。

アポのキャンセル後は、相手の予定に合わせること

自分たちが原因でキャンセルするのに、さらに変更日も「○日」と指定することは厳禁です。

まずは相手方の都合の良い日を聞き出し、それに合わせにいくような形で日程を調整しましょう。

キャンセルについてのお詫びメールをする際は敬語の使い方に注意

普段から敬語に慣れ親しんでいない場合、とっさに謝る時につい「すみません」と言ってしまう事も多いです。

「すいません」「すみません」の謝罪は失礼にあたる

このすみませんの意味にあたる正しい敬語は「申し訳ございませんでした。」となります。
更に「誠に」や「大変」を付け加える事で、より申し訳ないという気持ちを強く表す事ができるでしょう。
すみませんという謝り方は、自分の職場の同僚や上司であれば使っても問題ありませんが、社外の取引先の方への謝罪時には失礼にあたる言葉になってしまいますので、安易に使わない様に注意して下さい。
また日頃から使い慣れていない言葉は、いざという時に出てこないものです。
ビジネスシーンでは常に正しい敬語を心がけて過ごすことで、いざという時に役立つことがあるでしょう。

「キャンセル」ではなく「日程変更」という言葉に置き換える

言葉から得る印象の違いですが、「予定をキャンセルされる」というのはその後がないような聞こえ方になってしまい、あまり印象の良いものではありません。
必ず別日を予定している場合には「日程変更」という事で連絡する様にしましょう。

キャンセルによりトラブルが発生した場合のお詫びについて

アポをキャンセルし、お詫びの言葉を伝えても、すべてが快く受け入れてくれるとは限りません。

トラブルが発生してしまった時には、対応の仕方次第で相手を怒らせてしまうこともあるのです。

トラブルでお詫びする場合はメールや電話だけでは済ませられない

まず、トラブル発生で相手を怒らせてしまった場合には、メールや電話での謝罪で済ませようとしても誠意が伝わりません。

すぐに上司に報告し、上司と共に直接謝罪しに行く必要があります。

謝罪時にはきちんとした服装で、手土産を持参するのもポイントです。

このトラブル時の対応次第で、相手の怒りが収まることもありますし、さらに激昂させてしまう事もあるため、対応の正確さ相手に対する真摯な姿勢が求められます。

またお詫びに訪問する時には、必ず相手に連絡を入れましょう。
急に来られても、相手側も都合がつかず迷惑になる場合があります。

アポイントメントをキャンセルする際は、トラブルを未然に防ぐためにも早めに連絡するのが鉄則

何事も早め早め行動がマイナスになることはありません。

キャンセルせざるを得ない状況がわかった場合は、即座に対応することがトラブルに発展させないためのポイントです。

私が以前働いていた職場での話ですが、アポの前日にキャンセルの連絡を受けた事がありました。その時、キャンセルが確実になった日が、実は連絡をもらう1週間前からわかっていた事が発覚し、「キャンセルになることがわかっているのに、なぜすぐに連絡して来なかったのか」と相手の会社にクレームをつけて揉めたことがありました。

この場合もすぐにキャンセルになることへの対応をとっていれば、トラブルにはならなかった事です。

相手からいい加減な対応をされたと、信用をなくす行為にも当たりますので、先延ばしにせず、すぐに日程変更の連絡を入れるなど、取引先が納得するような対応を取るように行動しましょう。