請求書の間違いに気付いた時のお詫び状の書き方とポイント

請求書を作成した段階で間違いに気付かず、そのまま取引先へ書類を送付してしまう場合があります。
金額に関しては絶対に間違ってはならない項目ですが、もし先方から指摘された場合はどうお詫びすればいいのでしょうか。
ここでは、お詫び状の書き方やポイントについて詳しくご説明します。
金額に間違いがあった場合の対処法、間違わないための対策もぜひ参考にしてください。

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まずは請求書の間違いに気付いた時点ですぐにお詫びの連絡をすることが大切

請求書はお金に関わる部分のため誰もがシビアになります。請求書を作成するときは慎重になって何度も確認しますよね。それでも間違えてしまうことは誰にでもあります。

請求書の間違いに気がついたとき、大切なのは対処の仕方です。

まずはすぐに謝罪をしてください。自分のミスを認めて相手にお詫びすることが重要です。

相手から請求書の間違いを指摘されたときは、まずは冷静になって確認をしてください。確認した上でミスが認められたら、すぐに謝罪をすることが大切です。
謝罪の連絡が遅くなると、相手から不信感を持たれてしまうかもしれません。対処が遅くなることで更に迷惑をかけることにもなります。

請求書の間違いについて謝罪の連絡をするときは、事後処理についても伝えるようにします。来月の請求書で調整をする、改めて正しい請求書を送付する、または差額分について請求書を発行するなど、間違いに対してどう対処するのかについても一緒に連絡をしてください。

請求書の間違いに気付きお詫びの文書を作成する場合の書き方

請求書の間違いに気付いたときは、正しい請求書を送って差し替えてもらう場合も多いでしょう。

新しい請求書だけを送るのではなく、必ずお詫び状を添付するようにしてください。

間違いがあったことと迷惑をかけたしまったことについて、相手にお詫びの気持ちを伝えるようにしてください。

お詫びの文書の書き方は他のビジネス文書を書くときと同じ形式で構いません。
文書の右上には文書を作成した日付を入れ、左上には相手の会社名、その下に担当部所と担当者の名前を入れます。相手の名前よりも下の位置で、右側に自分の会社名と名前を入れるところまでは一般的なビジネス文書と同じです。

本題に入る前に、中央にタイトルを入れます。「ご請求金額についてのお詫び」など、請求書の間違いだとはっきりわかるようなタイトルにしてください。

タイトルの次に挨拶の文をいれてください。お詫びの文書であっても他のビジネス文書と同じような挨拶文にします。

本題には請求書の間違いについてのお詫び、そして対応策を入れてください。間違いに至った経緯などを書く必要はないでしょう。ダラダラと長い文章になったり、言い訳に受け取られてしまう場合もあります。
請求書の間違いに対して処理の仕方、そして今後は同じミスを起こさないための対策について簡潔に書いてください。
最後に今後も変わらぬ付き合いをお願いしたいという気持ちを入れて、終わりの挨拶とします。

なぜ請求書を間違ったのか、お詫び状に詳しく明記する必要はない

お詫び状には謝罪の言葉を入れる必要はありますが、間違えた経緯についてまで触れる必要はありません。

請求書の間違いはほとんどが確認を怠ったためなど、単純なミスの場合が多いです。個人的な問題であるケースが多いため、相手にその内容まで説明する必要はないでしょう。間違えた原因を詳しく説明したところで言い訳のようにとらえられる心配もあります。

仕事上のミスには原因や経緯をハッキリさせ、今後同じような間違いが起こらないように対策を考える必要があり、取引先と話し合いを重ねて対処することもあります。

請求書の間違いは単なる事務処理上のミスであることが多いので、社内で解決するべき内容です。取引先にも協力をお願いする場合は別ですが、個人や所属部所で解決するような内容なら、お詫び状で間違えた理由まで書く必要はありません。

請求書の金額に間違いがあった場合の対処法とポイント

請求書に間違いがあったときはお詫びをするのと同時に、すぐに対処することが大切です。

請求書の間違いの場合は、正しい請求書を作り直して、再度送付する方法があります。

その場合は、新しい請求書に再発行という文字を入れるようにしてください。請求書が2枚あることで、相手先がわからなくなり混乱する可能性も考えられます。再発行という文字が入っていることで新しい方の請求書がひと目でわかります。
最初に送った請求書をまだ処理していない時は、正しい請求書を送るので間違えた方は破棄してもらいましょう。

次回の請求書で調整するという方法もあります。

その場合も、請求内訳にわかりやすく明記することが大切です。今月分の金額と前月分の金額ミス分がわかるようにしてください。

差額分について請求書を発行する方法もあります。

今後取引をすることがなく、すでに支払い済みの場合なら、差額分をすぐに処理したほうがよいでしょう。請求書を間違えたときは社内で決められたやり方がある場合も多いですが、相手の都合も配慮して処理方法を相談した上で決めるようにしましょう。

今後間違わないためにも請求書を作成する際は何かしらの対策は必要

請求書の間違いを繰り返さないためにも、事務処理をするときに対策を考える必要があります。請求金額を何度も間違えてしまっては、ルーズな会社として印象が悪くなり、不信感ももたれてしまうでしょう。あまりに間違いが多いと、これからの取引に支障をきたす可能性も十分にあります。

請求書の間違いを防ぐためには確認が大切です。

チェックをしているのに間違えた場合なら、チェックの回数を増やすようにしてください。自分で作成した請求書を他の人が再確認するという方法も良いでしょう。

間違いをした原因を突き止めることも大切です。どうして間違いをしたのかがわかれば、次回から同じ部分を処理するときに注意深くなり、同じ間違いを繰り返す心配はありません。慣れている処理や単純で簡単だと感じていても常に集中し、確認を怠らないことがミスを防ぐために必要です。