納期が遅れそうな時の対応は迅速に。謝罪の仕方について

納期が遅れるのはとても重大なミスです。
しかし、どんなに気をつけていてもヒューマンエラーはゼロには出来ないものです。
そこで重要になるのが、どう対処するかということでしょう。

対処によっては信頼を損ねる結果となるかもしれませんし、反対により強固な信頼を得ることが出来るかもしれません。

もしも納期が遅れそうなのであれば、今こそ「ピンチこそチャンス!」を実践する時です。
迅速に謝罪を行い、今ままで以上に良い関係を築けるように尽力しましょう。

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納期が遅れそう!気づいた時点で謝罪して対処する

注文を受けていた商品の納期が遅れそう。どんなに仕事ができる人でも失敗やミスはあります。しかし、約束の日に間に合わないというのは会社の信頼にも影響することですので遅れてしまうことを軽く考えてはいけません。「誰にでもミスはあるし仕方ない」と思うのではなく「この失敗をチャンスに変える」と考えて迅速に対応しましょう。

まず納期が遅れそうな時にする対応として大切なのが「遅れると気づいた時点で連絡をすること」です。

一番やってはいけないのが、納期ぎりぎりまで頑張ったけど間に合わない。納期を過ぎてから間に合わなかったことを報告することです。

もし、納期の2、3日前だとしても間に合わない可能性が考えられるのであればその時点で連絡をするようにしてください。連絡が早ければ早いほど別の対処や改善策をとることが出来ます。相手方も早くわかっている方が心構えをしやすいので、絶対に納期を過ぎてから連絡という事だけはしないようにしてください。

納期が遅れそうな時の謝罪は、状況を把握することがポイント

納期が遅れる事が発覚したら、すぐにでも謝罪をすることが必要です。

できれば直接出向いて謝罪するのが適切ですが、現実的に無理な場合が多いでしょう。
その場合は、電話で謝罪するようにしてください。

謝罪する際に一番大切なのが、まず状況を確認することです。遅れることでどのくらいの影響があるのか、何に対して怒っているのか、現在の状況を把握し適切に謝りましょう。
もし、改善策があるのであればすぐに提示し、ここでも改めて謝りましょう。

そして、納期に間に合いませんでした。という旨を伝えた際、間違いなく相手から「あとどのくらいかかるの?」と聞かれるので、スムーズに答えられるように納品可能な日時をしっかりと把握してから謝罪するようにしてください。

また、謝罪の際に注意が必要なのが「〇〇するつもりは…」「これには理由がありまして」と言い訳のような言葉を並べてしまうことです。

たとえ自分に否がないとしても、遅れた自分が悪いという意識を持ちましょう。

納期の遅れに対して怒りがなかったとしても、言い訳を並べられた事で相手が不愉快になってしまうというパターンも考えられますので気をつけましょう。

納期遅れで謝罪に出向く時に気をつけたいこと

納期遅れの謝罪で気をつける事は、謝罪の気持ちだけではありません。服装にも気を配らなければなりません。

もちろん、スーツなのは大前提です。そして、普段ブラックのスーツを着ているとしても、威圧的な印象を与えてしまいますのでできればグレーのスーツをチョイスするのがおすすめです。

Yシャツはピンクやブルーなどの色味や柄が付いたものではなく白を選択し、ネクタイは、青系のものが良いされています。

そして、謝罪の際は相手の目を見つめすぎてしまうと威圧感を与えてしまいますので、鼻を見るイメージで相手と会話するようにしてください。

また、姿勢にも注意が必要で体重を片足に乗せたり、手を後ろで組んだりなどの謝る気持ちが伝わらないような格好にならないようにしてください。
申し訳ございませんでしたと頭を下げる時も、深々と長く下げるように意識しましょう。

納期が遅れそうな時にメールで謝罪する時のポイント

納期が遅れそうなことをメールで謝罪する際は、文字だけで謝罪の気持ちを伝えなければならないのでより謝罪の気持ちを意識して相手に送る必要があります。

まずは「どの商品」が遅れるのかを明確に記載し、納期が遅れた「原因」も相手にわかるように伝える必要があります。

そして、いつ納品することができるのかという「日時」もしっかりと記載し、再発防止に務めるという旨の言葉もしっかり書くようにしてください。

納期遅れで謝罪する時、可能であれば代案を用意するのもおすすめ

納期が遅れそうで謝罪しなければならないという状況になった時、可能なのであれば納期に間に合わないという謝罪とと共に、可能なのであれば代案を出すことが非常に有効でしょう。
  • 郵送するのが遅れてしまい間に合わないのであれば、直接出向いて渡す。
  • 指定の商品の生産が遅れそうなのであれば、似ている変わりの商品で代用することが出来できるのか尋ねる。

と言った具合です。

代案を飲んでもらうことができれば、ミスも大事にならずに済みますので、出来るだけ代案があるかどうか考えて相手に提示するようにしましょう。

納期が遅れてしまうと、会社の信頼度や自分の評価が下がってしまいますので良いことではありません。

しかし、どんなに長く働いている先輩でも失敗することはあります。入社して間もないのであればなおさらです。

そのため、失敗したこと自体に悩んで焦って落ち込むのではなく、失敗したなりの最善の対策を取るために瞬時に動くことが大切なのではないでしょうか。