知らないと恥をかく?基本のビジネスマナー【手紙編】

仕事をしていると当たり前だと感じるビジネスマナーが、いくつも存在します。手紙の書き方や送り方も、例外ではありません。

しかし今まで学生だった方や異業種から転職された方にとっては、どの様に書くと良いのか、手紙の書き方の基本についても、わからない場合があることでしょう。

ここでは、ビジネスシーンでの手紙のマナーについて、書き方や注意が必要な点などをご紹介いたします。

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便箋や筆記用具は何を使う?まずは手紙の基本的なマナーについて

メールはよく利用しても、手紙をやり取りする機会というのは、減ってきたのではないでしょうか。ビジネスの場で、いきなり手紙を出してと頼まれたら少し焦ってしまいます。メールは特に決まりがないので気軽にやりとりできても、手紙というのはどこか格式張っていて、マナーなどが細かく決められています。

しかもメールと大きく違うのは、便箋や筆記用具を使用すること。

便箋や筆記用具も、間違ったものを選ぶとビジネスの場では相手に失礼になってしまいます。

親しい人に出す手紙と違うので、ビジネスの場では絵柄付きの便箋は避けましょう。
ビジネスの場では、便箋は白で無地のものを使用するようにしましょう。

筆記用具も黒以外の色付きのインクはNG。
黒のボールペンや万年筆で楷書で書くようにしましょう。

ビジネスで手紙を送る際、知っておきたい最低限のマナー

手紙が書けたら、手紙を依頼してきた人に内容の確認をしてもらいます。
内容がOKなら、なるべく早く投函します。

ビジネスの場合、手紙を送る際もマナーがあります。

まず料金不足はもってのほかですので、少し重くなりそうならきちんと郵便局で測ってもらうなどして料金を確認しておきましょう。

投函したら先方から返信が必要な内容なら、「本日投函しましたので到着しましたらお目どうしをお願いします」などと先方に連絡を入れておきます。こうすることで、送った送らない、見ていない読んでいないなどの行き違いによる無用なトラブルを避けることもできます。

連絡を入れる時は、念のために電話を受けた人の名前も確認しておきましょう。
もちろんこちらも名乗ります。

こまめに連絡をとることで、スムーズなやり取りができますので、報告、連絡、相談は普段から心がけるようにしましょう。

投函したら、手紙を依頼してきた人にも投函した日を報告します。

ビジネスで送る手紙は文章の構成にも気を配るのがマナー

用件だけわかるように書けば、それでいいのが手紙ではありません。

ビジネスで送る手紙は、文章の構成にも気を配るのがマナーです。

まずビジネスにおける手紙は、いくつかの構成に分かれていることを知りましょう。

最初に頭語がきて、終わりに結語がきます。
頭語の次は時候の挨拶を書きます。

時候の挨拶を書いたら、次から本題です。
本題も主文と末文を意識して書くと、よりあらたまった印象になります。

末文の最後に、頭語とセットになっている結語を書きます。

手紙の一番最後に、後付といって投函した日付を書きます。

書き慣れないと、少し面倒に思うかもしれませんが、このように決まった書き方の形式があるので、それに沿って書けば大丈夫です。

ビジネスで手紙を送る際は頭語と結語などにも注意

ビジネスの場での手紙の書き方にはいくつか決まりがあります。

ビジネスの場での手紙の書き出しは、「頭語」から始まります。

頭語とは、「拝啓」などで始まる手紙の書き出しの言葉です。
頭語から始まった手紙は、ビジネスの場では「結語」で終わります。
結語とは、ビジネスの場での手紙の終わりの言葉で、頭語と対になってるものです。
「拝啓」という頭語で始まったら、結語は「敬具」で終わるようにします。
いずれも相手に対する敬意を示すものなので、失礼のないよう、決まりを間違わないようにしましょう。

時候の挨拶は、季節によって違います。
辞典などできちんと調べたりして、季節と違うちぐはぐなものを選ばないように注意しましょう。

主文は本題となりますので、「この度は」や、「さて」といった言葉から入るようにします。
これらは起こし言葉と言われ、スムーズに本題に入る役目をします。

末文では、先方の今後の健康や発展を願う言葉を入れます。
そして行を改めて、下の方に「敬具」や「敬白」などの結語を書きます。

最後に日付を記入して後付とします。

手紙は封筒の書き方、大きさや重さも最後に確認をしましょう

封筒の書き方も、バランス良く見栄えの良いものにしましょう。

宛名は一番大きく書くようにして、住所は宛名より小さい字で書きます。

住所が長い時は二行になっても問題ありませんが、二行目は一行目より下がった位置から書くとバランスが良いでしょう。

番地の数字は、アラビア数字でも漢数字でも構いませんが、番地の丁目、番地、号は漢字で書きます。
「○丁目○番地○号」といったように書きましょう。

固有名詞や株式会社は略したものではなく、きちんと全部書くようにします。
(株) などと略さずきちんと全部書くことで、相手に対する敬意をあらわすことにもなります。

「様」と「御中」の使い方も注意しましょう。
個人宛のものは「様」ですが、企業や団体に宛てる場合は「御中」になります。

封書は大きさや重さも注意して、料金不足で相手に迷惑をけることのないようにしましょう。
料金不足で差出人に戻ってくるとまた投函しなおすのに時間がかかるので、先方にも迷惑をかけることにもなりかねません。
戻ってくる場合の他に、料金不足のまま受取先に届いてしまうこともあります。
そのようなときは受取人が不足分の料金を支払うことになるので、相手にも大変失礼になってしまいます。