ビジネスメールで送信先の間違い!謝罪の仕方について

今やメールは無くては仕事にならないほどの必須アイテムとなりました。
郵送とは違い瞬時に送れるメールは、仕事の効率化にも役立っています。

しかし、手軽に送れるメールだからこそミスしてしまうこともあります。
その一つが、送信先の間違いです。

郵送の場合には宛名を手書きしたり印刷したりするので、途中で間違いに気づくことが出来るかもしれません。
しかし、クリックひとつで宛先を選択したり、送信出来てしまうメールではその手軽な操作がミスに繋がることもあります。

ここでは取引先に間違った書類を送付した場合の謝罪の仕方について紹介致します。

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メールの送信先の間違いは重大なミス!迅速に対応しよう

メールの宛先を間違えて送信してしまう事は、何よりも重大なヒューマンエラーです。

「送信先の間違い」は内部情報を漏らしているのと同じくらい、取り返しのつかないことでもあります。

ですが、あたふたしてそのまま放置しているわけにはいきません。
誤送信したことを気づかないふりをしていると、あなた自身も会社も信用度を失う事に繋がります。

間違ったことを素直に認めてすぐに対応する、その誠実な姿勢と対応が今後を左右すると言っても過言ではないでしょう。

間違いに対して自己判断で対処しない

迅速に対応することは大切ですが、自己判断でその場で今のは誤送信である事を、メールで送らないようにしましょう。

まずは誤送信した事実とメールの内容を上司に報告します。後にメールに対してのクレームが来た時に、上司が「知らなかった」では済まされないためです。内容もよってはあなた個人の問題で解決できない場合があります。会社としての対応も必要になってくるかもしれません。

相手がメールを開封する前であれば、なお良いです。
そのため、即時に上司へ報告して下さい。

メールの送信先の間違いに気づいたら、まずは謝罪の電話

会社または上司からの指示は、おそらくまずは電話で謝罪するようにと言われる事がほとんどです。

謝罪は「電話」で行う

何事も謝罪する時は、まずは電話で行う事が基本です。メールの送り間違いも同じです。
「メールのミスだからメールで謝罪」というのはありえませんので注意して下さい。

また、ただ単純に「先程のメールは間違いですので削除して下さい」と言われても巻き込まれた相手は納得いきません。

  • 送信先を間違えてしまったこと
  • なぜ間違えてしまったのかということ(簡潔に)
  • 再発防止の約束

以上3点を盛り込み謝罪しましょう。

ただし、言い訳がましく長々と話してはいけません。

「~な経緯で誤送信してしまったため、削除をお願い致します。〇〇な対策を取り今後気を付けます。」などの様な内容で、相手の迷惑にならない範囲で謝罪しましょう。

メールの送信先間違いで連絡したが繋がらない場合にはメールで謝罪

間違いに気づき、送信先に電話をしても繋がらない時は、やむを得ず最終手段としてメールで謝罪するケースもあります。

メールの件名は「誤送信のお詫び」とする

メールで謝罪する場合には、メールの内容を開かなくてもひと目で分かるよう、件名に「誤送信のお詫び」とはっきり記す事です。

こうすることで、相手側に未読のメールがたまっている場合には内容がわかりやすいですし、まだ間違いメールを開いていない場合には、誤送信のメールがあるのだなと気づいて貰う事ができます。

本文はまずは相手方の名前と挨拶から書きます。

「「〇〇会社 ☓☓担当△△様 いつもお世話になっております。 」

その次に内容を書きます。

「先程(何月何日何時ころ)お送りしましたメールは私の宛先の入力ミスにより△△様にお送りしてしまいました。」

こうして誤送信の事実を述べた後にお詫びをします。

「確認が足らず、間違いのまま送信してしまいましたことを、深くお詫び申し上げます。 」

そして相手方に誤送信メールへの対応を願います。今後の対策についても触れましょう。

「お忙しい中大変恐縮ではございますが、未開封のまま削除して頂けますと幸いです。 今後は送信先のダブルチェック対策を行い再発防止に努めて参ります。 改めて、この度は申し訳ございませんでした。今後とも宜しくお願い申し上げます。」

この様な内容で、メールを送信しましょう。
もし誤送信してから間があいてしまっている場合や、その他にも自分の会社から何通かメールを送っている時には、削除依頼したいメールの詳細(送信日時、差出人、件名など)も記載しましょう。

謝罪したら終了ではありません。メールの送信先間違いは再発防止に努めることが重要

ミスを謝罪したとしても、その後対策を行わずにいると同じミスは必ずまた起きます。
何度も繰り返す事がないよう、再発防止策を行いましょう。

自分以外の人に確認してもらう

要はダブルチェックです。

私は以前の会社で宅配便の送り状を、パソコンで入力する仕事をしていました。
その送り状は、「入力後に自分以外の人に確認してもらう」事が会社としての決まりになっていました。実際、自分では確認して入力していたつもりが、宛先の漢字の変換ミスがあったり、住所の数字が抜けていたりと、たまにではありましたが指摘してもらい、助かった事がありました。

このため、ダブルチェックは、間違いなくミスを減らす有効な策と言えるでしょう。

この他、パソコンのデスクトップやアドレス帳を整理整頓したり、送信メールを一時保留にするなど、できる事から始めましょう。

自分が間違いメールを受信した時の対応について

誤送信メールについて知らせが来た時は、その場で削除をして終わるものですが、削除したことについて相手側に知らせるようにすると、より親切です。

自分自身がメールを誤って送ってしまった場合を想像してみて下さい。

  • きちんと削除されたか
  • 相手が不快に思っていないか
  • 迷惑を掛けて申し訳ない

色々と気になる事があるはずです。そのため、削除したのならば一言「削除しました」と返信すると相手方も安心するでしょう。

また、誤送信メールに相手が気づいていない場合もあります。そうした時には自分の方から「○○の件について私宛にメールが届いております。恐れ入りますがご確認お願い致します。」などの内容で相手に「間違っていますよ」と知らせましょう。
ミスを受ける側であっても、誠意ある対応をするように心がけましょう。