名前間違いによるお詫びの返信メールで気をつけたいマナーを紹介

ビジネスメールにおいて名前間違いをしてしまったときは、すぐにお詫びの返信メールをしなければなりません。
ただし、相手との今後の関係を崩さないためにも慎重に文面を考える必要もあります。

そこで、名前間違いでのお詫びの返信メールでのビジネスマナーや気をつけたいポイントについてお伝えしていきましょう。

名前間違いは相手にとても失礼なことなので、今後ミスをしないために対策をすることが大切です。
ぜひ参考にお詫びのメールを作成してみてください。

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名前間違いにはお詫びのメールを返信が来る前にすること

働いていると、色々な人と関わりや取引もあります。
電話や直接合うことはもちろんですが、メールでのやり取りも多いのではないかと思います。
そのメールでのやり取りで急いでいるときや忙しい時にやってしまいがちなのが、相手の「名前間違い」です。

名前を他の誰かと勘違いしてしまっていたのか、打ち間違いをして違う名前になってしまったのかなど名前間違いの理由はいろいろありますが、どんな理由であれ相手の名前を間違えることはとても失礼なことです。

もし間違えてしまったときには、すぐにお詫びのメールを送りましょう。

可能であれば、メールに対しての返信が来る前にお詫びをするのが好ましいです。
送った後に自分のメールを見直して気づくはずです。
やり取りしている間ずっと気づかないということはないとはずです。
本当に申し訳無いと思っているのであれば、次返信するときでいいやと後回しにするのはやめましょう。

お詫びのメールがくる早さによっても気持ちの伝わり方も変わります。
名前間違いをしてしまったときにはスピードを意識するようにしましょう。

名前間違いの指摘の返信には丁寧にお詫びの気持ちを伝えましょう

基本的には、名前間違いに気づいたら返信が来る前にお詫びのメールをするべきですが、思い込みや見落としなどから、指摘されて初めて気づくということもあるでしょう。

もし、自分が気付く前に指摘のメールがきた場合にはより丁寧なお詫びのメールを返信するように心がけましょう。

  • まずは名前間違いをしたことに対してのお詫び
    名前間違いをされて気分がいい人はいません。
    誰でも少しは嫌な気持ちになるはずです。
    大したことではないと思う人もいるかも知れませんが、名前の間違いはとても失礼にあたります。
    さらに、自分から名前間違いを指摘するのもいい気分とはいえないですよね。
    誠実に謝罪しましょう。
  • 気づかなかったことへのお詫び
    メールを送ってから時間があったにも関わらず、指摘されるまで名前間違いに気づかなかったということはとても失礼なことです。
    指摘されるまで気づかずにいたことについてもしっかりとお詫びしましょう。
基本的に名前間違いがあった場合には、言われる前にお詫びをするものです。
どちらに対しても申し訳無いと思っている旨を伝えることができているととても丁寧なお詫びのメールとなります。

名前間違いでのお詫びの返信メールには誠意を示すことがビジネスマナー

名前間違いについてのお詫びにもっとも大切なのは誠意を表すことです。

中には、気づかないふりをしてそのままやり過ごしてしまおうなんて考えてしまう人もいるかもしれません。
当然のことながら、それはよくありません。

間違いに対してきちんと謝罪をする、お詫びのメールをするということは大切なことです。

さらに、お詫びのメール内に「打ち間違えてしまっていた」「珍しい漢字だから間違えてしまった」などと言い訳をするといったようでは誠意は全く感じられません。
どんな理由であれ、間違えたことには変わりありません。

誠意をもったお詫びは、これからの関係にもいい影響を与えます。
言い訳ばかりの人とは一緒に仕事をしたいとも思わないですし、信頼感もなくなってしまいます。

信頼関係という点からも、名前間違いは何度もするのはよくありません。
一度した失敗を繰り返さないように気をつけましょう。

名前間違いのメールをしないための対策を取りましょう

うっかりミスが多く名前間違いをする、何度も繰り返さないか不安という人はメールで名前間違いをしないための対策を自分でしましょう。

名前間違いをするには原因があるはずです。
特に多いのが、自分の思い込みが原因であるということではないでしょうか。
例えば「伊藤さん」という名前の場合「伊東」と書く場合もあります。
電話や直接話すときには漢字は関係ないので、いざメールを送る時に思い込みの漢字を使った名前で送ってしまうのです。

ですので、間違えないための対策が必要なのです。

簡単で間違えが起きないのが、相手のメールの署名などをコピーして貼り付けることです。

自分で打ち込まないので、間違えることはありません。

もちろん、間違えないようにしっかりと覚えておくことも大切ですがそれが難しいときには確実な方法だと言えるでしょう。

さらに、メールを送信する前には名前の見直しをしっかり行いましょう。
絶対に間違っていないという自信は間違いを見落としやすいので、気をつけましょう。

メールの間違いや誤送信によるお詫びをする際のポイント

メールでは名前間違いの他に、内容の間違い、違う相手に送ってしまう誤送信などいろいろなミスがあります。

その際には必ずお詫びが必要となってくるのでそのポイントをご紹介します。

メールの間違いのお詫びのポイント

  • 素早い対応
    これは、どんな場合でも大切なことです。
    特に誤送信に関しては、内容によって大問題となることもあります。
    気づいたらすぐに対処しましょう。
  • ミスの内容を知らせる
    どんなところが間違っているのかということを明確にして伝えましょう。
    それがないまま、謝罪や削除を依頼されても相手はなんのことかわかりません。
  • どうしてミスが起きたのかを説明する
    ミスが起きた経緯をきちんと説明しましょう。
    これに対する説明がないと、相手の今後に不安を抱きます。
  • 対応策を伝える
    今回のミスに対してどのような対応策をとるのかはっきりと連絡しましょう。
    また、今後同じことが起きないように具体的にどうするのかといったことも伝えてください。
このように丁寧なお詫びをすることによって、相手に誠意も伝わりますし、不安もなくなります。
今後の関係のためにもしっかりとしたお詫びを行いましょう。