電話で問い合わせをする際のマナー、かけ方やポイントを解説

求人応募に関して会社へ問い合わせをする際にはいくつかマナーがあります。
顔が見えない電話だからこそかけ方には注意が必要ですし、押さえるべきポイントがあるのです。
どこで今回は、電話で問い合わせをする際のマナー、電話のかけ方やポイントについて詳しく解説します。
最近はメールやLINEが主流となっているため、電話をかけること自体緊張しますが、予め聞きたい情報をまとめて、メモを片手に電話をかけましょう。

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求人応募に関して電話で問い合わせする際は時間帯に注意するのがマナー

ここで働きたいと思った場所に電話で問い合わせをする時には、失礼の無いように言葉使いや声のトーンに気を付けるのは大切ですが、電話の向こうの人は業務中という事も忘れてはいけません。

求人応募の電話は時間帯にも気を付けましょう

まず、求人先の営業時間を調べましょう。
営業時間前はまだ社員が出社していないばかりか、まだ営業しておりませんというガイダンスが流れて電話自体がつながらないという事もあります。
営業時間終了後は終了直後でしたらまだ会社に誰かが残っているかもしれませんが、担当者が不在という事もありますし、業務終了後に仕事の電話をかけるというのはあまり印象が良くないかもしれませんので、営業時間内にかけるようにした方が無難です。

しかし、営業時間内と言っても、正午から1時の間のお昼の休憩の時間帯も求人担当の人がせっかく休んでいる可能性が高いのでその時間は避けた方が良いです。

求人の事について聞きたい時には、営業開始1時間後から営業終了前1時間とお昼の時間を除いた時間に余裕を持って電話をするのが無難です。

電話で問い合わせをする際は情報をまとめてからかけるのもマナー

電話で何か聞きたいと頭の中では分かっていても、電話をかけていると案外聞きたい事の内容を忘れてしまったり、細かいことを聞き忘れてしまってどうしよう、となってしまう事があるものです。
そうした事を防ぐためにも、電話をする前には何を聞きたいのかという事をメモに取ってから電話をかける事を心がけましょう。

電話の前に用意しておくと良い物

まずは用件を書いたメモは大切です。
何を聞きたいのかを整理するためにも細かいことも書いておくことをお勧めします。

電話をする前にまずはっきりとしなくてはならないのは何のために電話をするのかという事です。
相手方の基本的な情報というのはしっかりと目を通して確認しておきましょう。
主となる質問を考え、どのように質問するのかという事を考えていると、付随して最初に電話をしようと思った時には考え付かなかったような分からない事や聞きたいという事が出てくることがあります。

自分が質問した事で相手がどのように返答をくれるかという事を考えていくと気付く点がありますので、そうした事をメモしたら最後に見返して、質問が重複していないかなどをチェックしましょう。

また、求人要項などが書かれた資料や関係のありそうな資料が手元にある場合はそれも用意しておくと話がスムーズに進みます。

電話で問い合わせをするからこそ、間違いがないかメモを取りながら電話をするのもマナーとして大切なこと

電話というのはお互いの表情が見えない状態でするものですので、どうしても聞き間違いが生じてしまったり言葉を聞き漏らしてしまう事があります。
メモを取る事で聞き間違いや聞き漏らしを減らしましょう。

大切な電話の時にはメモを用意しましょう

電話をかける時にはまず静かな場所からかけるようにします。

求人先にかける電話だけには関わらず、今後仕事に就く時にもこれは必要な事ですが、誰かに電話をする時には必ずメモを用意してからかけるようにします。

電話をしていく中で大切だと思う点は積極的にメモを取りましょう。

メモにはどんな役職の誰が電話に出たのかという事をしっかりとかいておいて担当の人の名前をチェックしておくと次に繋げていくことができます。

また、電話では電子メールなどのように話した要件が文字となって手元に残るわけではありませんし、顔が見えないからこそ聞き間違いをしてしまう事がありますので、聞いた事は復唱しながら間違えないように聞き取るという事が電話での問い合わせではとても大切です。

電話で問い合わせをした時に担当者が不在だった時の受け答え方

求人先に電話をかけて、担当者が電話の近くにいてくれるとそのまま話がスムーズに進むのですが、相手方も他の業務に携わっている事がありますので、電話をかけたからと言ってすぐに担当者に繋がるわけではありません。

担当者が不在だった時のケース別対応の仕方

担当者が不在の時にはもちろん電話に出てもらう事は不可能ですが、他にも担当者が電話に出られないケースもありますので併せてご紹介します。

担当者が外出している場合

担当者が会社を出て仕事をしているなど、会社の中に担当者がいないという事もあります。
担当者がいない時の電話対応も想定しておきましょう。
担当者が不在である事を告げられたらまずはこの電話の目的を伝えて、担当者が戻って来るであろう目安の時間を聞いてみましょう。

電話の相手が担当者が戻って来る時間が分かっていれば、戻ってくる時間を伝えられますので「その頃またお電話いたします。」と伝えましょう。
反対に戻って来る時間が分からければ相手側から「お電話を折り返します。」という提案をされますので、指示に従いましょう。

担当者が他の業務をしている場合

担当者が社内にはいるけれど、他の業務で手が離せないという事もあります。
その時も不在の時と同じようなやり取りをすれば後で担当者と電話がつながりますので、担当者が電話に出られない時は焦らず自分の目標を伝えてはきはきと受け答えをするように心がけましょう。

総合するといずれのケースでも

担当者が電話に出られる時間を聞いて、再び電話する事を伝えます。
その時には自分の名前と電話番号をはっきりと伝えるようにすると印象も良いです。
この二点を押さえればその時は話せなくてもあとからちゃんと担当者と話をする事ができます。

問い合わせ内容を復唱し、最後は感謝の気持を伝えることも重要

電話で相手方に聞きたいことをしっかりとまとめ、実際に電話をかけたら、自分の質問に対して相手が答えてくれた事はメモを取りましょう。
相手がどんどんと話を進めていってしまう時には遠慮せず、「メモを取っていますので、少し待っていただいてもよろしいでしょうか。」と一言付け加えると相手もゆっくりと話してくれます。

復唱をしましょう

説明をしている方も「はい、はい」と返事だけで聞かれると「本当に大丈夫かな。」と思う事もあるかもしれません。
大切だと思われる点はメモに取り、そのメモを見ながら復唱すると自分も確認できると同時に相手もしっかり話を聞いてもらえたと思うものです。
復唱する事により、お互いの認識の確認にもなりますので、電話では返事だけではなく言われたことを復唱するようにしましょう。

電話を切る前には感謝を表しましょう

自分が聞きたい事のために相手は仕事を一時中断して質問に答えてくれているので、対応してくれた事に感謝を表す事は大切です。

また、電話をかけた時には、要件を伝える前に「お忙しい所失礼いたします」と一言添え、電話を切る前には「お手数をおかけいたしました、ありがとうございました。」と感謝の一言を付け加えるようにしましょう。
電話は顔が見えない分、話し方や言葉使い、併せて相手を思いやる気持ちというのがとても大切です。
顔が見えていなくても笑顔で話すと声のトーンも明るくなりますので、試してみてください。