お詫びメールの書き方と注意点、社内メールの書き方について

仕事でミスをしてしまった場合、直接お詫びをしても、再度メールなど文書でお詫びが必要な場合があります。

ここでは社内でのお詫びメールの書き方、失礼のない文書の作り方についてご紹介をします。

また、ミスをしたときにしっかりと確認が必要な、仕事上での重要な点についてもご紹介をしていますので、あわせてお読みください。

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社内のお詫びメールを書く際の重要なポイント

仕事で失敗をしてしまった場合に必要なことはお詫びです。

そのお詫びをメールですることもあると思います。
顔を見て話ができない分、お詫びのメールのポイントを抑えておく必要があります。
ポイントをおさえておくことで、しっかりと謝罪の気持ちが伝わるはずです。

お詫びメールのポイント

• メール内に間違いは厳禁
  そもそも、ミスに対するお詫びメールであるのに、そのメール内でさらに間違いがあるのはよくありません。
  本当に謝罪の気持ちを持っているのか疑われてしまうこととなります。
  また「これだからミスをするんだ」「反省はしていない」と受け取られてしまい本当に謝罪の気持ちがあったとしてもそれが伝わらない可能性もあります。
  メールの内容や言葉遣い、誤字脱字などがないほうが誠意が伝わることは確かです。
  メールを送る前にはきちんと間違いがないかどうか確認をしましょう。
• すぐにメールを送信
  お詫びのメールは発覚したあとには早めの対応が重要です。
  対応の速さによって、謝罪の気持ちも伝わり方が変わります。
  後で時間ができた時にメールを送ろうといったような考えでは、本当に申し訳ないという気持ちも感じられませんし、当然相手もそのように受け取ります。

お詫びメールはどう書く？文章の構成について

メールでお詫びをするときには、社内であったとしてもきちんとした文章を書くように意識しなければなりません。

基本的なメールの文章構成をご紹介します。

お詫びメールの構成

1. 基本の挨拶
   メール本文は会話のときと同じように挨拶からはじめましょう。
   社内であれば「お疲れさまです」という言葉で書き始めるのが一般的でしょう。
2. お詫びをする
   どんなことで迷惑をかけたのか、失敗をしてしまったのかそれに対してきちんとお詫びをしましょう。
   一例として「この度は〇〇の件でご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ありません」といった書き方があります。
   相手に伝わりやすいような書き方も意識しましょう。
3. ミスの原因と対策法を記す
   お詫びメールではこれが大切です。
   どうして今回のミスが起きたのかをきちんと突き止めることができていることを報告することやそれの対策法をきちんと考えているということは、相手も納得し安心することができます。
   また、今回の事に対してその場しのぎの謝罪ではなくきちんと反省し考えていることもわかるので誠意が伝わります。
4. 再度お詫びの言葉を
   最後に、再びお詫びの言葉を記して締めます。
   「大変申し訳ございませんでした」「どうかご容赦くださいますようお願い申し上げます」などのように書きましょう。

社内のお詫びメールは、件名にも注意が必要

メールの件名は本文ほど重要視されにくいですが、そんな事はありません。

特にお詫びのメールであるときには、件名の付け方にも注意点があります。

メールの件名の注意点

• お詫びだと分かるような件名をつける
  件名がただ「〇〇について」というだけではお詫びだと分かる人はいないと思います。
  そこで「〇〇についてのお詫び」としましょう。
  本文を開かなくてもお詫びだとわかり、相手にも親切です。
• 件名は空欄にしない
  件名に何も入れないのはメールを送るときにはＮＧです。
  お詫びどころかなんのメールなのかわかりません。
  忙しい時など開いてもらえなかったり、迷惑フォルダに入ってしまい気づかれない可能性もあります。
• 件名を目立つようにする
  「【重要】〇〇についてのお詫び」というようにすると、相手の目に付きやすいです。
  重要と書かれていると自然と目に止まりますし、メールを確認しようと思います。

お詫びメールを作る前にやるべきこと

ミスに対して、早めの対応が大切だとご紹介しましたがその前にやっておくべきことがあります。

状況の把握と整理

ミスをしたことだけが分かっている状態でメールを送るのは好ましくありません。
まずは、状況の把握をしてください。
そこを正しく把握できていないと謝罪もできないですし、対応も考えることができません。
状況を把握したら、次にどうしたらいいのかを考えましょう。
どうすることで事態を収束できるのか、いい方向になるのかをきちんと整理しながら考えましょう。
そこから、ミスが起きた原因は何なのか、次同じようなミスが起きないようにするにはどうしたらいいのかを順番に考えます。

お詫びのメールは社内で合っても使う言葉にも注意をしよう

お詫びメールを送るときには、社内だからと使う言葉に気を遣わなくてもいいということではありません。

お詫びの気持ちを表すためにも、社内であってもその言葉の使い方に注意しましょう。

また、よくやってしまいがちな間違いは宛名です。
個人宛で送る時に「様」と使いますが、社内では使いません。
名前の後に役職をつけたり、「さん」を使うようにしましょう。
例えば「佐藤部長」や上司であれば「田中さん」というようにしてください。