お詫びメールの書き方と注意点、社内メールの書き方について

仕事でミスをしてしまった場合、直接お詫びをしても、再度メールなど文書でお詫びが必要な場合があります。

ここでは社内でのお詫びメールの書き方、失礼のない文書の作り方についてご紹介をします。

また、ミスをしたときにしっかりと確認が必要な、仕事上での重要な点についてもご紹介をしていますので、あわせてお読みください。

スポンサーリンク

関連のおすすめ記事

お詫びのメール【ビジネス編】取引先へ送る基本マナーや注意点

お詫びのメールをビジネスにおいて送る場合、取引先へ送ることが多いのではないでしょうか。体調不良などに...

ビジネスメールで送信先の間違い!謝罪の仕方について

今やメールは無くては仕事にならないほどの必須アイテムとなりました。郵送とは違い瞬時に送れるメール...

電話で問い合わせをする際のマナー、かけ方やポイントを解説

求人応募に関して会社へ問い合わせをする際にはいくつかマナーがあります。顔が見えない電話だからこそ...

スーツの着こなし術・ジャケットやベストのボタンの留め方を解説

スリーピーススーツやシングルスーツ、ダブルのスーツなど、世の中には色々なデザインのスーツがあります。...

No Image

家庭の事情を退職理由にする場合のポイントと注意点

退職理由で多い家庭の事情。本当の理由は別にあっても、家庭の事情を退職理由にすることで退職が認めら...

キャンセルメールの書き方、インターンのキャンセルのポイント

就職先を選ぶために有効なインターンへの参加ですが、様々な事情からキャンセルしなくてはならないことがあ...

名前間違いによるお詫びの返信メールで気をつけたいマナーを紹介

ビジネスメールにおいて名前間違いをしてしまったときは、すぐにお詫びの返信メールをしなければなりません...

No Image

効果的な自己PR!転職の面接でアピールすることについて

転職の面接で採用担当者に印象づけるためには、自己PRはとても重要なポイントになります。面接の...

名刺交換の作法正しい渡し方と受け取り方について紹介します

名刺交換の作法ではこのような事が基本となります。意外にもこんな細かいポイントがあります。名刺...

No Image

長所と短所の上手なアピール方法。面接官の印象が良くなる答え方

面接では必ず聞かれる質問の一つに、「あなたの長所と短所を教えて下さい」という質問があります。その場で...

離婚【仕事】女性がこれからのために働き先を探すポイントを紹介

離婚して仕事を探している女性は必見です。離婚をしたけれど、これから子供の教育費もかかるからもっと稼ぎ...

ビジネスシーンで謝罪メールを送る場合の件名と文章について

仕事をしているとミスをしてしまうこともでてきます。しかしミスをするのは、仕事をしているうえで仕方のな...

No Image

事務バイトの面接に適した服装や髪型、アピールポイントを解説

事務バイトの面接を控えている方にとって、どんな服装や髪型が適しているのか、事務バイトでは何をアピ...

ご入金のお礼を伝えるメールの書き方について

ハンドメイド作品の販売はネットを使うことでとても手軽にはじめられるようになりました。自分の作った...

事務職は資格なしでも大丈夫?事務職に求められるスキル

事務職の資格なしは選考されるときに良くないイメージを与えてしまうのでしょうか。事務職に役立つ...

スポンサーリンク

社内のお詫びメールを書く際の重要なポイント

仕事で失敗をしてしまった場合に必要なことはお詫びです。

そのお詫びをメールですることもあると思います。
顔を見て話ができない分、お詫びのメールのポイントを抑えておく必要があります。
ポイントをおさえておくことで、しっかりと謝罪の気持ちが伝わるはずです。

お詫びメールのポイント

  • メール内に間違いは厳禁
    そもそも、ミスに対するお詫びメールであるのに、そのメール内でさらに間違いがあるのはよくありません。
    本当に謝罪の気持ちを持っているのか疑われてしまうこととなります。
    また「これだからミスをするんだ」「反省はしていない」と受け取られてしまい本当に謝罪の気持ちがあったとしてもそれが伝わらない可能性もあります。
    メールの内容や言葉遣い、誤字脱字などがないほうが誠意が伝わることは確かです。
    メールを送る前にはきちんと間違いがないかどうか確認をしましょう。
  • すぐにメールを送信
    お詫びのメールは発覚したあとには早めの対応が重要です。
    対応の速さによって、謝罪の気持ちも伝わり方が変わります。
    後で時間ができた時にメールを送ろうといったような考えでは、本当に申し訳ないという気持ちも感じられませんし、当然相手もそのように受け取ります。

お詫びメールはどう書く?文章の構成について

メールでお詫びをするときには、社内であったとしてもきちんとした文章を書くように意識しなければなりません。

基本的なメールの文章構成をご紹介します。

お詫びメールの構成

  1. 基本の挨拶
    メール本文は会話のときと同じように挨拶からはじめましょう。
    社内であれば「お疲れさまです」という言葉で書き始めるのが一般的でしょう。
  2. お詫びをする
    どんなことで迷惑をかけたのか、失敗をしてしまったのかそれに対してきちんとお詫びをしましょう。
    一例として「この度は〇〇の件でご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ありません」といった書き方があります。
    相手に伝わりやすいような書き方も意識しましょう。
  3. ミスの原因と対策法を記す
    お詫びメールではこれが大切です。
    どうして今回のミスが起きたのかをきちんと突き止めることができていることを報告することやそれの対策法をきちんと考えているということは、相手も納得し安心することができます。
    また、今回の事に対してその場しのぎの謝罪ではなくきちんと反省し考えていることもわかるので誠意が伝わります。
  4. 再度お詫びの言葉を
    最後に、再びお詫びの言葉を記して締めます。
    「大変申し訳ございませんでした」「どうかご容赦くださいますようお願い申し上げます」などのように書きましょう。

社内のお詫びメールは、件名にも注意が必要

メールの件名は本文ほど重要視されにくいですが、そんな事はありません。

特にお詫びのメールであるときには、件名の付け方にも注意点があります。

メールの件名の注意点

  • お詫びだと分かるような件名をつける
    件名がただ「〇〇について」というだけではお詫びだと分かる人はいないと思います。
    そこで「〇〇についてのお詫び」としましょう。
    本文を開かなくてもお詫びだとわかり、相手にも親切です。
  • 件名は空欄にしない
    件名に何も入れないのはメールを送るときにはNGです。
    お詫びどころかなんのメールなのかわかりません。
    忙しい時など開いてもらえなかったり、迷惑フォルダに入ってしまい気づかれない可能性もあります。
  • 件名を目立つようにする
    「【重要】〇〇についてのお詫び」というようにすると、相手の目に付きやすいです。
    重要と書かれていると自然と目に止まりますし、メールを確認しようと思います。

お詫びメールを作る前にやるべきこと

ミスに対して、早めの対応が大切だとご紹介しましたがその前にやっておくべきことがあります。

状況の把握と整理

ミスをしたことだけが分かっている状態でメールを送るのは好ましくありません。
まずは、状況の把握をしてください。
そこを正しく把握できていないと謝罪もできないですし、対応も考えることができません。
状況を把握したら、次にどうしたらいいのかを考えましょう。
どうすることで事態を収束できるのか、いい方向になるのかをきちんと整理しながら考えましょう。
そこから、ミスが起きた原因は何なのか、次同じようなミスが起きないようにするにはどうしたらいいのかを順番に考えます。

早く対応したほうが誠意は伝わりやすいですが、それと同じように状況を整理して考えることも大切です。
それは今後仕事をしていく上で、重要になってくるでしょう。

お詫びのメールは社内で合っても使う言葉にも注意をしよう

お詫びメールを送るときには、社内だからと使う言葉に気を遣わなくてもいいということではありません。

お詫びの気持ちを表すためにも、社内であってもその言葉の使い方に注意しましょう。

社内だからといって「ごめんなさい」という言葉を使わないようにしましょう。
申し訳ありませんや申し訳ございませんときちんとした言葉を使ってください。

また、よくやってしまいがちな間違いは宛名です。
個人宛で送る時に「様」と使いますが、社内では使いません。
名前の後に役職をつけたり、「さん」を使うようにしましょう。
例えば「佐藤部長」や上司であれば「田中さん」というようにしてください。

1人に対してではなく、何人かの人にまとめてお詫びのメールを送るときには本文中に名前を連ねるのは難しくなりますし、基本的にはそのような書き方はしません。
そこで使用するのが「各位」という言葉です。
〇〇部各位とすると目上の人がいてもなんの問題もありません。
上司だからといって各位に「様」をつけるのは使い方として間違っているので使わないように注意しましょう。