面接の出欠メールは重要、返信マナーや注意点、ポイントを解説

面接の出欠に関して人事担当者とメールでやり取りをしますが、メールだからといって気を抜いてはいけません。
それは、面接の出欠確認のメールから既に採用試験が始まっており、メール内容の良し悪しが合否に影響を与えることがあるからです。
面接の出欠をメールで返信する場合の基本的なマナー、時間帯、書き方のポイントなど詳しく解説いたします。

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面接するかどうかの出欠メールは採用選考に影響するので注意

就活の際、面接の日程を決めるため、会社の人事の方とメールでやりとりをすることになると思います。その日に面接に出欠できるのかどうか、人事の方からもメールであなたにやりとりが始まります。その面接に関するメールには、必ず返信をするべきです。

マナーがある人という印象をつける

出欠のメールの返信の内容ですが、相手の方が「この人はマナーのある人だな」という印象がつくメールの内容にして下さい。どんなメールの内容で返信するかも、採用の基準に入っています。

メールの返信は早めにする

担当者の方から、出欠に関するメールを頂いたら、できるだけその日のうちに返信をするべきです。

面接の出欠をメールで返信する場合の基本的なマナー

あなたが就活の面接に出欠するかどうか、企業の担当者からのメールに対して返信する際、マナーを守って返信しないと、採用はされにくいと思います。学校ではなく、企業ですから、マナーはあります。返信の仕方次第で、あなたが採用されるかどうか、変わりますので注意して下さい。面接の返信の基本となるマナーは知った上で返信すべきです。

相手から指示がない限り件名は新しく書き換える

相手の方から、「Re:」のままで返信をお願いしますという具体的な指示がない限り、件名は新しく書き換えるのがマナーになるようです。

何も指示がない場合は、新しく書き換えて下さい。

返信に日程も書く

返信をする際、必ず面接の日程を返信にも書いて下さい。企業から、3つくらいの候補を上げられるかもしれませんし、同じ日で時間だけ違うかもしれません。どちらにしろ、確認のため、日付と時間、両方確認のため返信に書くようにして下さい。確認になります。

お礼の一文も忘れないで書く

面接の時間を企業の方から割いて頂く訳ですから、それに対して、「面接の時間を頂きありがとうございます」などの一言を返信に添えて下さい。これもマナーの一つになります。

面接の出欠メールを送る場合は時間帯にも注意が必要

メールはいつでも送れます。ですが、出欠のメールを企業に送る際は、相手の企業が営業している時間内に送信するようにして下さい。

企業の営業内に送るのがマナー

これが、友達に送るメールとは違う点かもしれません。メールはいつでも送れます。ですが、営業時間外にメールを送ると、相手の方から、あなたはマナーを知らない方と思われます。

あなたが面接を受ける営業時間を調べて、その営業時間内に送るようにして下さい。

これも面接の返信のメールのマナーです。面接の出欠のメールの返信は、適切な内容で、企業の営業時間内に送るようにして下さい。相手に良い印象を与える一つの方法だと思います。営業外にメールを送ってしまうと、逆に、面接で、そのことで色々聞かれ、不採用になるかもしれません。時間には、気をつけて下さい。

人事担当者に好印象を与える出欠メールの書き方とポイント

採用されるには、面接で、人事担当者の方に良い印象を持ってもらうことです。そのためには、まず、面接を受けなくてはいけません。

企業の求人にまず応募し、面接への出欠のメールにこれから返信をします。その際、企業の担当者の方に好印象を持たられる書き方で、面接の出欠メールを送って下さい。

早さも重要

人事担当者は、返信が早い方は、面接のスケジュールも立てやすいので、好印象を持ちやすいようです。ですので、面接の出欠メールは早いうちに出した方が採用率も高くなると思います。特に本命の企業から面接の案内が届いたら、そのメールにはできるだけ早くチェックし、返信も早めにするようにしましょう。

長いメールはあまり好意を持たれない

面接の出欠のメールは長ければ良いという訳ではありません。特に、就活の面接の出欠メールであなたの自己PRをメールの中で書く方がいます。それは要りません。面接に出欠できるかできないのか、その内容が返信に書かれていれば、人事担当者は困りません。

面接をやむを得ず欠席する場合の書き方

面接はできるだけ、企業の方が指定した日に受けた方が好印象を持たれやすいです。ですが、あなたにも都合があり、面接に欠席することもあります。面接を欠席する時も、出欠メールに返信はしなくてはいけません。

残念ですが、と前置きをして欠席の意思を伝える

面接のご案内を頂き、ありがとうございました。残念ながら、～という形で欠席の理由を書きます。残念ですが、という言葉も使えますし、せっかくの機会ではありますが、という言葉も、欠席のメールの際、使用できます。どちらかを使用し、欠席の理由を相手の企業の方に伝えて下さい。

出席が欠席になった場合

先日は、出席とお伝えしましたが、～の理由で、欠席させて頂くことになりました。というようなニュアンスで欠席のメールを送って下さい。

上記で紹介しているように、残念ながら、という言葉も使用することができます。ただ単純に「欠席します」と伝えるのではなく、クッション言葉や文章を少し柔らかくする言葉を使用して、欠席のメールにして下さい。メールですので、言葉遣いには注意して下さい。また、上記でも書きましたが、長ければ良いという訳ではありません。余計なことは書かない方が、企業の担当者の方に良い印象を持たれると思います。